Webinar: Softwareimplementatie, wat komt er allemaal op je af?
Alles wat op je afkomt zodra het contract getekend is, en wat je nu al kan regelen.
Schrijf je in voor dit webinar over softwareimplementatie
Donderdag 10 september, 11 tot 12 uur. Online en gratis.
Lessen uit onze begeleiding van digitale transformatie bij grotere en middelgrote non-profits.
Je wil als organisatie digitaal vooruit. Vaak vertaalt zich dat in een zoektocht naar nieuwe software.
Er gaat dan veel aandacht naar het kiezen van zo'n nieuw pakket. Naar de analyse van de noden, de vergelijking, de demo's, de aanbesteding, de onderhandeling. En terecht, want dat is een lastige oefening.
Maar de digitale trajecten die mislopen, ontsporen vaak niet bij die softwarekeuze.
Het is de fase nadat je het contract ondertekent hebt, de implementatie, die cruciaal is. En exact daar gaat dit webinar over.
Implementeren, de software effectief toepassen op jouw organisatie, is eigenlijk voortdurend keuzes maken.
- Moeten we die data opkuisen vóór of na het nieuwe systeem?
- Hoe moeten dingen gaan heten in de toekomst?
- We willen snel beslissen maar ook de juiste mensen betrekken, hoe rijmen we dat aan elkaar?
- Hoe ver vooruit moeten we al denken?
En omdat je zo'n digitaal traject als organisatie vaak maar één keer om de paar jaar doet, is het heel lastig om de juiste keuzes te maken, of zelfs echt te begrijpen wat de implicaties zijn van al die keuzes.
Een paar dingen die wij in de sector vaak zien terugkeren:
Het project valt stil
De mensen die het project moesten trekken, hebben er eigenlijk niet de tijd voor. De leverancier moet te lang wachten op antwoorden, terwijl de factuur gewoon doorloopt.
Wacht, wie beslist er eigenlijk?
Niemand blijkt precies te weten wie welke beslissing neemt binnen de organisatie. Wie is de project-lead, wie draagt finaal verantwoordelijkheid en hoe betrokken is het bestuur?
Toch weer maatwerk
Je koos bewust een standaardpakket. Maar je laat gaandeweg allerlei aanpassingen ontwikkelen om aan te sluiten op je oude processen. En zo eindig je eigenlijk opnieuw met maatwerk...
De software is dan vaak het minste probleem. Het gaat eerder over wie beslist, over hoeveel eigen tijd je erin steekt, en over of je team meegaat.
Sta je nog voor de keuze, dan is dit misschien wel het beste moment om mee te luisteren. Veel van wat later knelt, kan je nu nog regelen: in je contract, bij je mensen en in je planning.
Waar dit vandaan komt
Rutger Meekers en Ines Vanlangendonck gaan met elkaar in gesprek. Allebei begeleiden ze implementaties bij missiegedreven organisaties, altijd aan de kant van de organisatie. Drie succesvolle trajecten waar we tijdens het gesprek uit putten en wat jij daaruit kan leren:
Chirojeugd Vlaanderen
Samen brachten we orde in een complexe CRM-implementatie waarbij 800 lokale groepen wisselden van systeem.
Groot ledennetwerkCAW Groep
We begeleiden de implementatie van een nieuw cliëntvolgsysteem: één systeem voor 11 onafhankelijke CAW's.
Grote organisatiePax Christi
Wat kleiner, maar daarom niet minder belangrijk. We begeleidden een CRM-implementatie met de mensen die er al werkten.
Kleinere organisatie
Wij bouwen zelf niet mee en verkopen geen licenties. We leven van onze onafhankelijke begeleiding en van niets anders: geen commissie, geen partnervergoeding, geen provisie op een keuze die jij maakt. Daarom kunnen we vrijuit zeggen wat er misgaat, ook als dat over je implementatiepartner gaat.
Dit webinar gaat niet over aanbesteden. Daar maakten we een apart webinar over, dat je hier kan nalezen en herbekijken. Digitale strategie komt aan bod in een volgend webinar. Schrijf je in op de nieuwsbrief dan ontvang je de uitnodiging automatisch in je mailbox.
Wat we concreet doen in dit webinar
- Een gesprek tussen twee mensen die dit werk dagelijks doen, geen presentatie
- We vertrekken telkens van wat er in de praktijk misloopt
- Per onderwerp kijken we wat je eraan kan doen, en wanneer je te laat bent
- We sluiten af met de vragen die je aan je implementatiepartner stelt voor je tekent
Wat je meeneemt
Wie beslist wat — hoe je project-lead, eindverantwoordelijke en bestuur uit elkaar houdt, en waar je de knopen laat doorhakken
Rollen en uren — wie je moet vrijmaken, hoeveel tijd dat echt kost, en wat je implementatiepartner van jou verwacht
Aansluiten op het pakket — hoe je je eigen processen bijstelt in plaats van het systeem, zodat je niet in eindeloze maatwerkvragen belandt
Het tempo erin houden — hoe je zorgt dat antwoorden op tijd komen, zodat het project niet stilvalt terwijl de factuur doorloopt
Dezelfde taal — waarom trajecten stranden op de vertaling tussen jouw team en je leverancier, en hoe je dat voorkomt
Je mensen meekrijgen — hoe je de mensen die er straks mee werken erbij houdt, zodat het systeem ook echt gebruikt wordt
Voor wie?
Voor directeurs, bestuursleden, coördinatoren en digitaliseringsverantwoordelijken in non-profit en social profit die:
- net getekend hebben en zich afvragen waar ze moeten beginnen
- nog voor de keuze staan en willen weten wat er daarna van hen gevraagd wordt
- al eens een traject hebben zien ontsporen en willen begrijpen waarom
- zelf de projectleiding moeten doen zonder dat ze daar ervaring mee hebben
We focussen op grotere en middelgrote organisaties, want daar is een implementatie complexer, duurder en trager. Ben je kleiner, dan ben je even welkom. Een deel van het verhaal gaat dan niet over jou, maar wat je hoe dan ook moet regelen voor je begint, krijg je wel mee.
10 sep
11 tot 12u
Gratis
Bij je inschrijving stellen we een paar korte vragen. Die zijn optioneel, maar we gebruiken de antwoorden echt: ze bepalen mee welke onderwerpen we het uitgebreidst behandelen.
Schrijf je in voor dit webinar
Donderdag 10 september, 11 tot 12 uur. Online en gratis, en je hoeft er niet live bij te zijn.
Over de sprekers
Rutger doet dit werk sinds 2003, Ines sinds 2001. Ze zaten allebei al aan meerdere kanten van de tafel: als ontwikkelaar, als leverancier, en als adviseur van de organisatie die de software koopt.
Rutger Meekers
Oprichter en digitaal strateeg
Ruim tien jaar van zijn loopbaan zat Rutger aan de andere kant van de tafel, bij Procurios, een softwareleverancier voor non-profits. Hij trok daar de grote implementaties, ontwierp de systeemarchitectuur bij klanten en verdedigde voorstellen op bestuursniveau. Hij weet dus wat een implementatiepartner wel en niet kan waarmaken. Ondertussen staat hij al jaren aan de kant van organisaties als strategisch adviseur.
Zijn loopbaan op LinkedIn ›
Ines Vanlangendonck
Senior digitaal expert
Ines bouwt sinds 2001 aan digitale systemen, eerst als ontwikkelaar en als technisch expert bij Toyota, daarna vijftien jaar zelfstandig met haar eigen digitale bureaus. In een implementatie is zij degene die de vertaling maakt: van wat mensen op de werkvloer echt nodig hebben naar eisen waar een leverancier iets mee kan, en terug. Ze begeleidt dagelijks de werksessies waarin die vragen boven tafel komen.
Haar loopbaan op LinkedIn ›Over Enter Digital
Enter Digital begeleidt missiegedreven organisaties bij hun digitale keuzes. We zijn de architect, niet de aannemer: wij bewaken het grondplan en metsen de muren niet.
Wij verkopen zelf geen software en bouwen ze ook niet, dus we winnen er niets bij welk systeem jij kiest. Dat is precies waarom organisaties ons erbij halen.
We werken alleen voor non-profit en social profit. Je hoeft ons dus niet uit te leggen wat een fiscaal attest is, wat een vrijwilligerswerking vraagt, of waarom je subsidiedossier je planning bepaalt. Onze mensen verwerkten zelf al donaties, werkten met vrijwilligers en bouwden software voor organisaties zoals de jouwe.
Enter Digital is een steward owned coöperatie. Onze winst gaat integraal terug naar maatschappelijke impact en niet naar aandeelhouders.
Wat we voor je doen Ons teamWil je meer weten?
Schrijf je in voor dit webinar
Donderdag 10 september, 11 tot 12 uur. Kan je er niet bij zijn? Schrijf je toch in, dan krijg je achteraf de opname en de belangrijkste inzichten.