Je komt aan op je werk, vol goesting om er in te vliegen. Je doet je laptop open, sluit het externe scherm aan, zet je koffie ernaast en logt in. Je weerstaat de verleiding om meteen Linkedin open te gooien of in je mailbox te duiken. Vandaag ga je meteen beginnen aan het echte werk: je moet de maandcijfers presenteren aan het bestuur.
Vol goede moed begin je er aan, je trekt alle data uit je CRM en opent het toch maar in Excel, dat is wat vertrouwder. Je doet je ding, je zit helemaal in de flow en je zet al je bevindingen in een mooie slideshow. Voor de zekerheid check je nog even het boekhoudprogramma en de fondsenwervingstool, maar de cijfers spreken elkaar tegen. Je kijkt nog eens goed of je overal wel de juiste periode hebt aangeduid, maar dat is het niet... Hoe kan dat zelfs? Welke data moet je nu vertrouwen? De vergadering is over twee uur!
Veel non-profits werken vandaag met losse tools voor CRM, e-mail, events en boekhouding. Dat voelt logisch: meer keuze, meer controle, en voor elke taak de beste tool. Maar achter de schermen loopt de teller, en die zie je zelden op je factuur.
De kosten die je niet ziet
De echte prijs van een modulair software landschap zit verstopt in drie plekken.
In je tijdbesteding. Elke koppeling tussen systemen moet gebouwd, getest en onderhouden worden. API's veranderen voortdurend, waardoor er regelmatig iets breekt. Elke fout vraagt uren om op te sporen, en iemand binnen je team moet dat allemaal opvolgen. Vaak is dat een uitvoerende medewerker die plots techneut wordt — niet omdat die persoon dat wilde, maar omdat niemand anders het doet.
In data die nét niet klopt. Een adres wordt aangepast in de e-mailtool, maar niet in het CRM. Een donatie staat wel in de boekhouding, maar niet in het fondsenwervingssysteem. Dat leidt tot teruggestuurde post, mislukte e-mails en geïrriteerde donateurs. Onderzoek toont aan dat slechte datakwaliteit organisaties 15 tot 25 procent aan inkomsten kan kosten. Voor een non-profit met 2 miljoen euro inkomsten is dat 200.000 tot 500.000 euro per jaar — een bedrag dat ruimschoots elk prijsverschil tussen softwareoplossingen overstijgt.
In frustraties van collega's. Elke extra tool vraagt opleiding, support en documentatie. Vijf aparte tools betekenen vijf leertrajecten en vijf momenten waarop kennis wegzakt. Kenniswerkers verliezen tot 20 procent van hun tijd aan het zoeken naar informatie over verschillende systemen heen. Die dagelijkse frustratie van slecht samenwerkende systemen vergroot de stress, en in non-profits waar de werkdruk vaak al hoog ligt, kan technologie het kantelpunt zijn.
Concrete cijfers
Wat kost dat dan, zo'n modulair landschap?
Een maatwerk-koppeling tussen twee systemen kost typisch tussen 2.000 en 15.000 euro, maar dat is geen eenmalige investering. Jaarlijks onderhoud vraagt 15 tot 25 procent van die initiële kost voor updates aan API's, beveiliging en authenticatie. Een kleine non-profit met vijf kritische koppelingen betaalt zo elk jaar duizenden euro's, alleen om systemen met elkaar te laten praten.
En als er iets misloopt? Het zoeken naar de oorzaak kost makkelijk 4 uur voor een eenvoudige koppeling, maar bij complexere systeemkoppelingen loopt dat op tot 20 à 40 uur — met externe consultants tegen hoge uurtarieven.
Low-code tools zoals Zapier of Make lijken een oplossing, maar hun kosten schalen snel. Wat voor jou één actie lijkt, bestaat technisch uit meerdere stappen, en elke stap telt als aparte taak. Bij een succesvolle campagne kan je maandfactuur zomaar verdubbelen.
Het echte probleem
Het probleem is niet modulariteit op zich, maar de illusie dat je alles onder controle hebt.
In werkelijkheid heb je tientallen momenten per jaar waarop iets fout kan lopen. Elke leverancier heeft zijn eigen update-ritme: Salesforce werkt met drie grote releases per jaar, andere tools hanteren maandelijkse API-updates. Bij acht tools en vijf kritische koppelingen zijn dat meer dan twintig momenten per jaar waarop potentieel iets kan wijzigen.
En je hebt simpelweg geen tijd of mensen om dat goed op te volgen. Grote organisaties plannen ecosysteem-onderhoud structureel: zij volgen release notes op, testen in sandbox-omgevingen en coördineren over systemen heen. Kleine non-profits beschikken zelden over die structuur, waardoor onderhoud pas gebeurt nadat iets fout loopt. Op dat moment is ingrijpen duurder, urgenter en stressvoller.
Single point of failure
In kleine teams zit kennis vaak geconcentreerd bij één persoon. Die weet hoe koppelingen zijn opgebouwd, begrijpt waarom bepaalde automatisaties bestaan, en weet wat je vooral niet mag aanpassen. Valt die persoon weg, dan valt ook het systeem stil.
In een geïntegreerd platform is kennis beter gedocumenteerd, overdraagbaar en ondersteund door de leverancier, wat de kwetsbaarheid van je organisatie aanzienlijk verlaagt.
Wanneer eenvoud wint
Een geïntegreerd systeem lijkt op het eerste gezicht duurder: hogere licentiekost, minder controle over individuele functies. Maar die hogere prijs werkt in de praktijk als verzekering tegen verborgen onderhoudskosten, organisatorische chaos en verlies van focus.
Je beheert één contract, één factuurstroom, één support kanaal. Bij problemen is er één aanspreekpunt en draagt de leverancier verantwoordelijkheid. Updates worden vooraf getest op compatibiliteit. En het belangrijkste: je team kan zich richten op de missie in plaats van op het draaiende houden van systemen.
De afweging
Dit artikel pleit niet tegen alle modulariteit. Soms is een gespecialiseerde tool de enige optie, en soms heb je de capaciteit om complexiteit te beheren.
Maar voor organisaties met minder dan 50 medewerkers, zonder dedicated IT-team, is de vraag niet "Welke tools zijn het beste?" De vraag is: "Hoeveel complexiteit kan ik verantwoord dragen?"
Minder systemen betekent minder ruis, en minder ruis betekent meer ruimte voor impact.
Wil je het volledige plaatje? In onze whitepaper "Modulaire software: flexibel in theorie, duur in de praktijk" gaan we dieper in op de cijfers, de wetenschap achter transactiekosten en concrete cases uit de sector.