Overslaan naar inhoud

Non-profit CRM selectie gids

Leer je hoe je een CRM kiest dat je missie versterkt en je organisatie vooruithelpt


Door Rutger Meekers, Digitaal strateeg bij Enter Digital


Een CRM-systeem is essentieel om je donateurs te beheren, fondsenwerving te stroomlijnen en communicatie te verbeteren. Maar met tientallen systemen op de markt voelt het kiezen ervan al snel overweldigend.

Deze gids neemt je stap voor stap mee door het CRM selectie proces, afgestemd op de unieke noden van non-profits


1. Hoe je met een sterke voorbereiding chaos voorkomt.

2. Welke vragen je moet stellen om de juiste leverancier te vinden.

3. Hoe je CRM-systemen kritisch vergelijkt en de beste keuze maakt.


Bekijk je het graag in video formaat? In een webinar legde ik alle stappen uit.

Onder de video vind je de gids.




Download de gids

Wil je de volledige gids in een handig printformaat? Inclusief de checklists?

Vul je gegevens in en ontvang de PDF.




Non-profit

CRM selectie gids

In drie heldere stappen laten we je zien hoe je een CRM kiest dat écht past bij jouw non-profit. Eerst ontdek je wat jouw organisatie nodig heeft en hoe je dit scherp in kaart brengt. Vervolgens leer je hoe je geschikte leveranciers selecteert en de juiste vragen stelt. Tot slot ontdek je hoe je CRM-systemen vergelijkt en de beste keuze maakt voor jouw missie.

Wil je direct een overzicht van courante CRM-systemen voor non-profits? Bekijk onze CRM-vergelijking met reviews van 10 populaire opties.


Stap 1

Bepaal eerst wat je echt nodig hebt

De kracht van voorbereiding: bouw je fundering stevig op

In deze stap leer je hoe je:

  1. Je probleem helder formuleert, zodat je weet wat je écht nodig hebt.
  2. Een digitale strategie opstelt die technologie koppelt aan je organisatiedoelen.
  3. Een Nexus Map maakt om processen en inefficiënties in kaart te brengen.

De kracht van voorbereiding: bouw je fundering stevig op

Een CRM kiezen zonder goede voorbereiding is alsof je een huis probeert te bouwen zonder fundering. Het lijkt misschien sneller om meteen naar systemen te kijken, maar zonder een stevige basis loop je het risico dat alles instort.

Zonder een duidelijke voorbereiding zie je vaak hetzelfde patroon:

  • Het CRM wordt slechts door één afdeling gebruikt, terwijl andere afdelingen zich buitengesloten voelen.
  • Er is geen organisatiebrede buy-in, waardoor het systeem niet wordt omarmd.
  • De functionaliteiten van het gekozen CRM sluiten niet aan bij wat je écht nodig hebt.

Met een sterke voorbereiding kun je dit voorkomen. Je begrijpt beter wat je organisatie nodig heeft, je betrekt de juiste mensen, en je kiest een systeem dat niet alleen past bij je huidige situatie, maar ook meegroeit met je toekomstplannen.


1.1 Formuleer je probleem helder

We hebben vaak de neiging om meteen oplossingen te zoeken zonder het probleem eerst scherp te definiëren. Maar zoals Einstein al zei:

“Als ik een uur had om de wereld te redden, zou ik 59 minuten besteden aan het definiëren van het probleem en slechts 1 minuut aan de oplossing.”

Dit principe geldt ook bij het kiezen van een CRM. Als je het probleem niet duidelijk begrijpt, is de kans groot dat je een oplossing kiest die niet werkt.

Met een duidelijke probleemstelling weet je welke functionaliteiten je in een CRM nodig hebt, kun je leveranciers duidelijk uitleggen wat je zoekt, en houd je je project gericht en voorkom je dat je afdwaalt.

Gebruik een praktische formule

Om je probleem scherp te stellen, kun je de volgende formule gebruiken:

We willen [doel] om [resultaat] te bereiken en meten dat door [meetbare KPI].

Enkele voorbeelden:

1. We willen een CRM om meer fondsen te werven en meten dat door een stijging in inkomsten van 20%.

2. We willen een CRM om vrijwilligers beter te beheren en meten dat door een stijging van 15% in vrijwilligerstevredenheid.

3. We willen een CRM om efficiënter te werken en meten dat door een reductie van 50% in tijd voor rapportages.


Identificeer meerdere probleemstellingen

Een CRM dient vaak meerdere doelen tegelijk. Dit betekent dat je niet één probleemstelling hebt, maar meerdere. Neem de tijd om deze lijst compleet te maken, want dit zal later je keuzeproces sturen.


Vermijd vaagheid

Problemen zoals “onze processen zijn inefficiënt” of “we willen meer controle over onze data” zijn te algemeen. Een goede probleemstelling is specifiek en meetbaar.


Hulp nodig bij het scherpstellen van je probleem? Laat onze experts van Enter Digital met je meekijken en voorkom fouten in deze eerste stap.


1.2 Stel een digitale strategie op

Een CRM-systeem is geen op zichzelf staande oplossing. Het is een hulpmiddel dat jouw bredere organisatiedoelen ondersteunt. Zonder een digitale strategie mis je de samenhang en focus die nodig is om een CRM succesvol te implementeren. Het gevolg? Een systeem dat niet wordt gebruikt of dat zelfs bestaande problemen erger maakt.

Volgens onderzoek faalt 53% van de CRM-implementaties door een gebrek aan strategie.

Zonder een helder plan weet je niet:

1. Welke functionaliteiten essentieel zijn.

2. Hoe het CRM integreert met bestaande systemen.

3. Welke doelen je wilt meten en verbeteren.


Wat is een digitale strategie?

Een digitale strategie beschrijft hoe technologie jouw organisatie helpt om haar doelen te bereiken. Het legt een directe link tussen je missie, organisatiedoelen en technologische oplossingen.

Stel jezelf de volgende vragen:

  • Welke processen in je organisatie willen we verbeteren?
  • Hoe ondersteunen technologische tools onze doelen?
  • Welke data hebben we nodig om onze impact te meten en te sturen?


Voorbeelden: Organisatiedoelen koppelen aan technologie

Organisatiedoel: Stijging van donaties met 40%.

Digitale strategie: Zorg voor een CRM dat naadloos integreert met donatiekanalen en het werk van externe partners automatiseert.

Organisatiedoel: Verbetering van ledenervaring met 30% meer tevredenheid.

Digitale strategie: Kies een CRM dat gegevens centraliseert en een betere user experience biedt via een ledenportaal.

Organisatiedoel: Verdubbeling van het bereik via online communicatie.

Digitale strategie: Implementeer marketing automation en verbeter dataverzameling voor gerichtere communicatie.


Checklist voor je digitale strategie

Voor je verdergaat, zorg dat je:

  • Je organisatiedoelen helder hebt geformuleerd.
  • Deze doelen hebt gekoppeld aan specifieke functionaliteiten in het CRM.
  • In kaart hebt gebracht hoe het CRM integreert met bestaande systemen.


Benieuwd naar hoe je een lange termijn digitale strategie opstelt? 

Ik licht het toe in deze video:


Lees de bijhorende gids voor een digitale strategie voor je non-profit.


1.3 Visualiseer je processen met een Nexus map

Hoe stroomt werk door je organisatie? Welke tools gebruik je? En waar zitten de knelpunten? Deze vragen zijn essentieel om een CRM te kiezen dat écht bij jouw organisatie past. 

Met een Nexus map breng je al deze aspecten in kaart. Het is als een röntgenfoto van je organisatie. Het laat zien hoe processen, systemen en datastromen met elkaar verbonden zijn. Dit helpt je inefficiënties bloot te leggen en prioriteiten te stellen voor je nieuwe CRM.

1. Processen – Hoe stroomt werk door je organisatie?

2. Tools en systemen – Welke software gebruik je nu?

3. Handmatige stappen – Waar vindt handmatige data-invoer plaats?

4. Informatie-uitwisseling – Hoe communiceren teams en systemen met elkaar?



De Nexus map biedt niet alleen inzicht in hoe je organisatie werkt, maar helpt je ook om:

Inefficiënties bloot te leggen, zoals dubbele data-invoer en niet-gebruikte tools.

Prioriteiten te stellen voor je nieuwe CRM.

Draagvlak te creëren bij je team, doordat iedereen wordt betrokken bij het proces.


Met een goed uitgewerkte Nexus map leg je de fundering voor een succesvol CRM-traject.


Voorbeeld: een Nexus map voor een non-profit die werkt met vrijwilligers en donateurs

Hun huidige situatie ziet er als volgt uit:

  • Donateursinformatie wordt opgeslagen in Excel-bestanden.
  • Vrijwilligersbeheer gebeurt via een losstaand Google-formulier.
  • Nieuwsbrieven worden handmatig verstuurd zonder integratie met donateursdata.

Met een Nexus Map wordt duidelijk dat een CRM moet:

  • Vrijwilligers- en donateursinformatie centraliseren.
  • Automatisering toevoegen aan het verzenden van nieuwsbrieven.
  • Handmatige datastromen vervangen door integraties tussen systemen.


Maak in vijf stappen een helder overzicht van je organisatie 

Een Nexus map maken hoeft niet ingewikkeld te zijn.


1. Bepaal het ritme van je organisatie

Begin met het identificeren van de kernactiviteiten die het ritme van je organisatie bepalen. Dit zijn de terugkerende cyclische activiteiten waarmee je waarde creëert. Houd het overzichtelijk met 4-8 stappen.


Voorbeeld voor een NGO:

1. Fondsen werven.

2. Donateurs beheren.

3. Projecten uitvoeren.

4. Resultaten rapporteren.


2. Breng processen in kaart

Zoom in op elke kernactiviteit en breng de bijbehorende processen in kaart. Benoem per proces een verantwoordelijke (“process owner”), zodat duidelijk is wie er verantwoordelijk is voor het resultaat.

Voorbeeld voor “Fondsen werven”:

  • Contact leggen met donateurs.
  • Donaties verwerken.
  • Fondsenwervingscampagnes evalueren.


3. Identificeer tools en systemen

Voor elk proces noteer je de tools en systemen die worden gebruikt. Maak onderscheid tussen interne tools (zoals Excel) en externe tools (zoals Mailchimp).


Voorbeeld:

Proces: Donateurs beheren.

Tools: Excel, een donatieplatform, en Mailchimp voor e-mailcampagnes.


4. Visualiseer informatiestromen

Nu je de processen en tools hebt geïdentificeerd, breng je de informatiestromen in kaart. Gebruik lijnen om aan te geven hoe informatie tussen processen stroomt.

Gebruik een volle lijn voor geautomatiseerde stromen.

Gebruik een stippellijn voor handmatige stromen.

Voorbeeld:

Donateursgegevens worden handmatig ingevoerd in Excel en doorgestuurd naar het administratieteam voor facturatie.


5. Valideer en verbeter iteratief

Werk samen met je team om de Nexus Map compleet en nauwkeurig te maken. Dit verhoogt het draagvlak en zorgt voor een completer beeld.

  • Organiseer één-op-één gesprekken met teamleden.
  • Houd een workshop waarin je de kaart samen aanvult.
  • Gebruik surveys om ontbrekende informatie te verzamelen.


Met een Nexus Map leg je de fundering voor een succesvol CRM-traject. Maar hoe weet je of je voorbereiding compleet is? In de volgende sectie vind je een handige checklist om te controleren of je alle stappen hebt doorlopen en klaar bent voor de volgende fase: leveranciers benaderen.


1.4 Checklist voor een succesvolle voorbereiding van het CRM selectie proces

Gebruik deze checklist om na te gaan of je alles op orde hebt.


✅ Probleemdefinitie

  • Heb je helder gedefinieerd wat je wilt bereiken met een nieuw CRM? Bijvoorbeeld: We willen meer fondsen werven en meten dat door een 20% stijging in inkomsten.
  • Zijn je probleemstellingen specifiek en meetbaar?


✅ Digitale strategie

  • Heb je je organisatiedoelen gekoppeld aan concrete digitale doelstellingen?Bijvoorbeeld: Een CRM koppelen aan donatiekanalen om tijd te besparen op dataverwerking.
  • Is duidelijk hoe het CRM aansluit op je bestaande systemen, zoals je boekhoudpakket of ledenportaal?


✅ Nexus Map

  • Zijn je processen, tools, handmatige stappen en informatie-uitwisseling in kaart gebracht? Bijvoorbeeld: Data van donateurs stroomt nu door verschillende systemen zonder integratie.
  • Heb je inefficiënties geïdentificeerd, zoals dubbele invoer of niet-gekoppelde tools?
  • Heb je prioriteiten bepaald?
  • Wat moet het nieuwe CRM oplossen? Wat mag later aangepakt worden?


✅ Betrokkenheid van je team

  • Zijn alle relevante afdelingen (fondsenwerving, administratie, communicatie, enz.) betrokken bij de voorbereiding?
  • Heb je buy-in van de directie of het bestuur om dit project door te zetten?

Kan je advies gebruiken bij de CRM selectie voor je non-profit? 

We denken graag met je mee.

Boek adviesgesprek over CRM selectie



Stap 2

Stel de juiste vragen: vind de leverancier die bij je past

Zo stel je een RFP op en ontdek je wat je écht moet weten over een CRM-leverancier

In deze stap leer je:

1. Wat een RFP is en hoe je er een opstelt.

2. Welke vragen je aan leveranciers moet stellen.

3. Hoe je valkuilen vermijdt, zoals verborgen kosten of ongeschikte systemen.


De juiste vragen voor de juiste leverancier

Nu je organisatie volledig is voorbereid, is het tijd voor de volgende stap: leveranciers bevragen. Het stellen van de juiste vragen is essentieel om te begrijpen welke oplossing het beste bij jouw organisatie past.

Met honderden CRM-systemen op de markt kan het verleidelijk zijn om simpelweg te kiezen voor een bekende naam of een goedkope oplossing. Maar dat is een valkuil. Elk CRM is anders, en niet elk systeem sluit aan op de unieke behoeften van jouw non-profit.

Wat gebeurt er als je de verkeerde vragen stelt?

  • Je kiest een CRM dat niet de benodigde functionaliteiten biedt.
  • Je ontdekt verborgen kosten pas na de implementatie.
  • Je mist kansen om een systeem te vinden dat echt aansluit op jouw processen en doelen.

Daarom is het cruciaal om een helder en gestructureerd proces te volgen. Dit begint met het opstellen van een Request for Proposal (RFP) – een document dat leveranciers duidelijk laat zien wat jouw organisatie nodig heeft.

Klaar om verder te gaan? Laten we beginnen met het opstellen van een RFP.

2.1 Wat is een RFP en waarom heb je het nodig?

Een Request for Proposal (RFP) is een document waarin je de behoeften en doelen van je organisatie duidelijk formuleert. Het is de brug tussen wat jouw organisatie nodig heeft en wat leveranciers bieden.

Waarom is een RFP zo belangrijk? Omdat het:

1. Je leverancierskeuze structureert
Het helpt je om appels met appels te vergelijken in plaats van appels met peren.

2. Essentiële informatie boven water haalt
Door gerichte vragen te stellen, ontdek je niet alleen wat een leverancier biedt, maar ook hoe flexibel en betrouwbaar ze zijn.

3. Tijd en frustratie bespaart
Met een goed opgesteld RFP weet een leverancier precies wat je zoekt, wat onnodige gesprekken voorkomt.

Daarnaast is een RFP niet alleen handig voor leveranciers, maar ook voor je interne communicatie. Het dwingt je om de doelen en behoeften van je organisatie helder te formuleren, wat het draagvlak binnen je team vergroot.

Voorbeeld uit de praktijk

Een middelgrote non-profit stuurde een RFP naar verschillende leveranciers zonder heldere vragen over kosten en ondersteuning. Het resultaat? De gekozen leverancier bleek verborgen kosten te rekenen zodra het aantal gebruikers groeide. Met een gestructureerde RFP hadden ze dit probleem kunnen voorkomen.


2.2 Wat moet er in een RFP staan?

Een goed RFP-document biedt leveranciers een duidelijk overzicht van jouw organisatie, je behoeften en verwachtingen. 

Het is belangrijk om volledig te zijn, zonder te verzanden in overbodige details. Voor kleine non-profits is 3 tot 5 pagina’s meestal voldoende. Middelgrote organisaties hebben vaak 5 tot 20 pagina’s nodig, afhankelijk van de complexiteit.

Gebruik dit format om een gestructureerde en effectieve RFP op te stellen:


📋 Organisatie-informatie

Begin met een korte introductie over jouw organisatie. Beschrijf wie je bent, wat je missie is en hoe je werkt. Leveranciers moeten begrijpen wat jouw doelen en uitdagingen zijn om een passende oplossing te bieden.

Laat leveranciers jouw organisatie begrijpen

• Aantal medewerkers, leden of donateurs.

• Jaarlijkse omzet of budget.

• Beschrijving van je missie en belangrijkste activiteiten.

• Belangrijke kerncijfers (bijv. aantal vrijwilligers, evenementen per jaar).

Voorbeeld

“Onze organisatie heeft 50 medewerkers en beheert een netwerk van 5.000 donateurs. Onze missie is om duurzame oplossingen te ontwikkelen voor sociale uitdagingen. We werken jaarlijks met een budget van €3 miljoen.”


📋 Huidige situatie en systemen

Geef een overzicht van je huidige tools en systemen. Dit helpt leveranciers te begrijpen welke integraties nodig zijn en waar de grootste pijnpunten liggen.

Breng je tools en uitdagingen in kaart

• Welke systemen gebruik je nu (bijv. Excel, Mailchimp, Google Sheets)?

• Welke uitdagingen ervaar je met deze systemen?

• Waarom zoek je een nieuw CRM?

Voorbeeld

“Momenteel gebruiken we Excel om donateurs te beheren en Mailchimp voor e-mailcampagnes. Deze systemen zijn niet gekoppeld, wat leidt tot dubbele data-invoer en fouten in onze rapportages.”


📋 Belangrijkste doelen en processen

Beschrijf wat je met het nieuwe CRM wilt bereiken en welke processen het moet ondersteunen. Gebruik de probleemstellingen uit Stap 1 als basis.

Toon je prioriteiten en gewenste resultaten

• Je belangrijkste doelen (bijv. meer donateurs, betere rapportages, tijdsbesparing).

• Een samenvatting van je belangrijkste processen.

• Prioriteiten: wat moet het systeem zeker kunnen, en wat is wenselijk maar niet essentieel?

Voorbeeld

“Ons primaire doel is om meer donateurs aan te trekken en de inkomsten uit donaties met 20% te verhogen. Daarnaast willen we processen zoals het versturen van nieuwsbrieven en het bijhouden van vrijwilligersuren automatiseren.”


📋 Specifieke vragen aan leveranciers

Dit is het belangrijkste onderdeel van je RFP. Door gerichte vragen te stellen, ontdek je of een leverancier echt aan jouw behoeften kan voldoen.

Enkele voorbeelden van vragen:

Over de software
  • Welke functionaliteiten biedt het systeem voor [specifieke behoefte, zoals donateursbeheer]?
  • Kan het systeem integreren met onze bestaande tools (bijv. boekhoudsoftware, donatiekanalen)?
  • Welke rapportagemogelijkheden zijn er?
Over de leverancier
  • Hoe verloopt het implementatietraject?
  • Welke ondersteuning bieden jullie (telefoon, ticketsysteem)?
  • Wat gebeurt er met de kosten als onze organisatie groeit met 50%?

Over prijzen en contracten
  • Wat zijn de eenmalige implementatiekosten?
  • Welke jaarlijkse kosten zijn er, inclusief eventuele verborgen kosten?
  • Zijn er extra kosten voor updates, trainingen of uitbreiding?


📋 Bijlagen of aanvullende informatie

Leveranciers hebben vaak aanvullende informatie nodig om een goed voorstel te doen. Voeg relevante documenten toe, zoals:

  • Je Nexus Map (uit stap 1).
  • Voorbeelden van rapportages die je nu gebruikt.
  • Specificaties van systemen waarmee het CRM moet integreren.


Als je eenmaal een shortlist van leveranciers hebt op basis van je RFP, is het tijd om diepgaandere gesprekken te voeren.


2.4 Hoe vind je de juiste leveranciers om uit te nodigen?

Met honderden CRM-tools op de markt kan het lastig zijn om de juiste selectie te maken. Hier zijn twee manieren om dit aan te pakken:

1. Zelf marktonderzoek doen

Met een gestructureerde aanpak kun je zelf leveranciers identificeren die passen bij jouw organisatie:


Zoek vergelijkbare organisaties
  • Maak een lijst van minstens 10 vergelijkbare non-profits in jouw sector of regio.
  • Neem contact met hen op en vraag welke CRM-tools zij gebruiken. Focus op standaardoplossingen en negeer maatwerk of Excel.
Focus op lokale leveranciers
  • Lokale aanbieders begrijpen vaak beter wat Belgische organisaties nodig hebben, zoals rapportages voor subsidiegevers of GDPR-conformiteit.
  • Vraag sectororganisaties of partners om aanbevelingen voor betrouwbare leveranciers.
Wees kritisch op online bronnen
  • Sites zoals G2 en Capterra bieden een globaal overzicht, maar bevatten vaak geen lokale oplossingen.
  • Vermijd afhankelijkheid van partijen zoals SocialWare en Toolbox zonder hun aanbevelingen kritisch te evalueren.

Met deze aanpak kun je een lijst samenstellen van leveranciers die waarschijnlijk goed aansluiten op jouw behoeften.


2. Gebruik onze database voor een snelle start

Heb je weinig tijd om marktonderzoek te doen? Bij Enter Digital hebben we een uitgebreide database met CRM-tools die specifiek geschikt zijn voor non-profits.

  • Relevantie: Inzicht in systemen die non-profits zoals die van jou al succesvol gebruiken.

  • Tijdwinst: Geen eindeloos zoekwerk, maar een overzicht van leveranciers die voldoen aan jouw prioriteiten.

  • Expertise: Onze database wordt continu geüpdatet met nieuwe benchmarks en ervaringen uit de praktijk.


Om je alvast op weg te helpen maakten we een uitgebreide vergelijking van 10 courante CRM-systemen voor non-profits.

Kan je hulp gebruiken? Neem contact met ons op, en we helpen je snel een shortlist samen te stellen die perfect aansluit op jouw doelen.

Goed. Heb je een lijst van leveranciers? 

In de volgende stap leer je hoe je diepgaande gesprekken voert en wat je écht moet vragen om de juiste keuze te maken.


2.4 Diepgaande gesprekken voeren: wat je écht moet vragen aan CRM-leveranciers

Dit is jouw kans om verder te gaan dan de standaard verkooppraatjes en om te ontdekken of een leverancier echt begrijpt wat jouw non-profit nodig heeft.

Zo ontdek je of een leverancier echt bij jouw organisatie past

Leveranciers presenteren hun CRM vaak als dé perfecte oplossing, maar elk systeem heeft beperkingen. Door gerichte vragen te stellen, krijg je niet alleen een beter beeld van de software, maar ook van de flexibiliteit, transparantie en betrouwbaarheid van de leverancier.

Praktische voorbeeldvragen:

  • Hoe integreert jullie CRM met onze donatiekanalen?
  • Kun je laten zien hoe jullie rapportagemodule werkt met onze specifieke KPI’s?


Stel vragen die verder kijken

In plaats van alleen te vragen:

"Biedt jullie systeem donateursbeheer?”

Vraag je:

“Hoe kan jullie systeem automatisch gegevens van donateurs synchroniseren tussen ons CRM en andere tools zoals ons donatieplatform?”


Waar richt je je op tijdens gesprekken?

☑️ 1. Functionaliteiten

Werkt het CRM voor onze belangrijkste processen?

“Kun je laten zien hoe een donateur zich via onze website aanmeldt en hoe deze data automatisch in het CRM terechtkomt?”

“Welke rapportages zijn standaard beschikbaar? Kun je laten zien hoe we onze KPI’s hiermee kunnen meten?”

“Wat gebeurt er als we workflows willen aanpassen? Is dat mogelijk zonder maatwerk?”

☑️ 2. Automatisering en integraties

Hoe sluit het systeem aan op onze tools?

“Hoe integreert het CRM met ons boekhoudsysteem of onze nieuwsbrieftool?”

“Kun je laten zien hoe manuele stappen worden vervangen door automatiseringen?”

“Wat gebeurt er met gegevens als een donateur op meerdere manieren met ons in contact komt, zoals via evenementen en donaties?”

☑️ 3. Implementatie en ondersteuning

Kunnen we rekenen op hun hulp?

“Wie begeleidt ons tijdens de implementatie, en hoe ziet dat proces eruit?”

“Welke trainingen bieden jullie aan ons team? Zijn deze inbegrepen in de kosten?”

“Wat zijn de responstijden als we een probleem hebben? Is er ondersteuning buiten kantooruren?”

☑️ 4. Kosten en flexibiliteit

Is het systeem toekomstbestendig?

“Wat gebeurt er met de kosten als ons aantal gebruikers groeit?”

“Zijn er extra kosten voor updates, uitbreidingen of support?”

“Hoe verloopt data-export als we besluiten om van systeem te veranderen?”

☑️ 5. Leverancier en ervaring

Kunnen we op hen vertrouwen?

“Met welke non-profits hebben jullie eerder gewerkt? Kunnen we contact opnemen met een referentie?”

“Hoe zorgen jullie ervoor dat het systeem blijft evolueren met nieuwe technologische ontwikkelingen?”


2.6 Checklist: Zo bereid je je gesprekken met leveranciers voor

Met deze checklist zorg je ervoor dat je goed voorbereid bent om leveranciers kritisch te bevragen. Door elk punt af te vinken, minimaliseer je risico’s en haal je het maximale uit je gesprekken.


Voorbereiding op gesprekken

Heb je een duidelijke lijst van prioriteiten opgesteld?
Bijvoorbeeld: procesautomatisering, integraties, of rapportages.

Zijn de belangrijkste scenario’s uit je Nexus Map vertaald naar gerichte vragen
Bijvoorbeeld: Hoe stroomt data tussen systemen? Welke stappen worden geautomatiseerd?

Heb je vragen voorbereid die gebaseerd zijn op jouw probleemstellingen?
Bijvoorbeeld: Hoe helpt het CRM om onze donaties met 20% te verhogen?


✅ Wat je vraagt tijdens gesprekken en demo’s

Heb je slimme vragen voorbereid om essentiële informatie te achterhalen?

  • Functionaliteiten: Welke processen automatiseert het CRM? Hoe flexibel is het systeem?
  • Integraties: Hoe werkt het CRM samen met onze bestaande tools?
  • Kosten: Wat gebeurt er met de kosten als ons aantal gebruikers groeit?

Heb je scenario’s en workflows voorbereid om leveranciers tijdens demo’s uit te dagen
Bijvoorbeeld: Hoe voegt het systeem een nieuwe vrijwilliger toe en verwerkt het deze data in rapportages?

Heb je leveranciers gevraagd om gepersonaliseerde demo’s te geven, specifiek gericht op jouw prioriteiten?


✅ Valideren van leveranciers

Heb je referenties opgevraagd en contact opgenomen met vergelijkbare organisaties? Stel gerichte vragen over implementatie, support en dagelijkse gebruikservaring.

Begrijp je hoe de leverancier support biedt tijdens en na de implementatie?
Bijvoorbeeld: Wat zijn de responstijden? Is er ondersteuning buiten kantooruren?

Heb je een volledig overzicht van alle kosten, inclusief verborgen kosten en uitbreidingen?

Wil je zeker weten dat je geen fouten maakt tijdens gesprekken met leveranciers? Onze experts staan klaar om je te begeleiden door het CRM selectie proces.

Klaar voor de volgende stap? Ontdek in stap 3 hoe je CRM-systemen evalueert en vergelijkt om de beste keuze te maken.


Een ervaren gids nodig?  

Enter Digital is er specifiek voor non-profits met digitale uitdagingen.

Zo kan je begeleid worden bij software selectie



Stap 3

Evalueer en vergelijk CRM's

Zo kies je het CRM dat écht bij jouw organisatie past


In deze stap leer je:

1. Hoe je een shortlist van systemen maakt.

2. Welke criteria belangrijk zijn bij het evalueren van een CRM.

3. Hoe je praktische hulpmiddelen gebruikt om systemen objectief te vergelijken.


Waarom is een goede evaluatie belangrijk?

Het kiezen van een CRM is meer dan alleen het vinden van een systeem dat technisch gezien werkt. Het gaat erom een oplossing te vinden die écht aansluit bij de behoeften, processen en doelen van jouw organisatie. Dit betekent dat je verder moet kijken dan de oppervlakkige kenmerken van een systeem en een grondige evaluatie moet doen.

Vergelijkbaarheid

Er zijn honderden CRM-systemen beschikbaar, elk met verschillende functionaliteiten en kosten. Een gestructureerde aanpak voorkomt dat je door het bos de bomen niet meer ziet.

Langetermijnwaarde

Het gekozen CRM moet niet alleen aansluiten op je huidige behoeften, maar ook meegroeien met je organisatie.

Kostenbewustzijn

Door systemen goed te vergelijken, voorkom je dat je kiest voor een systeem met verborgen kosten of beperkte functionaliteiten.


Klaar om een geïnformeerde keuze te maken? Laten we beginnen met het maken van een shortlist.


3.1 Hoe maak je een shortlist van systemen?

Een shortlist maken is een cruciale stap in het keuzeproces: je verfijnt je opties tot een handvol systemen die het meest geschikt lijken. Zo kan je je concentreren op een klein aantal systemen, kun je elk systeem grondig evalueren zonder overweldigd te raken door teveel opties.


⭐ Gebruik de antwoorden uit je RFP en gesprekken

Let vooral op:

  • Functionaliteiten: Sluiten ze aan op je belangrijkste processen en doelen?
  • Prijsstructuur: Past het binnen je budget, inclusief toekomstige kosten?
  • Referenties en ervaring: Hebben ze ervaring met non-profits zoals die van jou?
  • Flexibiliteit: Kan het systeem meegroeien met je organisatie?


⭐ Prioriteer je opties

Gebruik je Nexus Map en probleemstellingen uit stap 1 als leidraad.
Bijvoorbeeld: Als automatisering je grootste uitdaging is, geef dan prioriteit aan systemen die sterk zijn in het automatiseren van processen.

Maak onderscheid tussen essentiële en wenselijke functionaliteiten.

  • Essentieel: Automatische integratie met je donatiekanalen.
  • Wenselijk: Een ingebouwde module voor evenementenbeheer.

Geef punten of een score op basis van hoe goed elk systeem aansluit bij je prioriteiten.


⭐ Beperk je shortlist tot 3 tot 5 systemen

Om je evaluatie beheersbaar te houden, is het verstandig om je shortlist te beperken tot maximaal vijf systemen. Dit geeft je genoeg opties om een weloverwogen keuze te maken, zonder het proces te ingewikkeld te maken.

Plan demo’s of vervolgafspraken met deze leveranciers om hun systemen in actie te zien. Vraag om scenario-gebaseerde presentaties die laten zien hoe hun CRM jouw processen ondersteunt.


3.2 Belangrijke criteria voor evaluatie

Nu je een shortlist hebt gemaakt, is het tijd om elk systeem grondig te evalueren. Door systemen te beoordelen op basis van duidelijke criteria, voorkom je dat je wordt afgeleid door oppervlakkige verkoopargumenten en maak je een keuze die écht past bij jouw organisatie.

Gebruik deze vijf categorieën om elk systeem op je shortlist te beoordelen:

  1. Functionaliteiten
  2. Prijsstructuur
  3. Implementatie en ondersteuning
  4. Flexibiliteit en groeimogelijkheden
  5. Cultuur en betrouwbaarheid van de leverancier


⚖️ Functionaliteiten: sluit het systeem aan op jouw behoeften?

Het belangrijkste criterium is of het CRM je prioriteiten ondersteunt. Focus op de processen die je in je Nexus Map hebt geïdentificeerd en op je probleemstellingen uit stap één.

Maak een lijst van je essentiële functionaliteiten en toets elk systeem hieraan. Geef scores per functionaliteit om systemen eenvoudig te vergelijken.

Vragen om te beantwoorden:

  • Ondersteunt het CRM de workflows die voor jouw organisatie essentieel zijn?
  • Hoe goed zijn de rapportagemogelijkheden? Kun je je KPI’s eenvoudig meten?
  • Kan het CRM handmatige stappen vervangen door automatisering?


⚖️ Prijsstructuur: wat kost het nu en in de toekomst?

De kosten van een CRM zijn vaak complexer dan alleen de licentiekosten. Denk ook aan verborgen kosten en schaalbaarheid op de lange termijn.

Vraag leveranciers om een gedetailleerd kostenoverzicht, inclusief scenario’s voor toekomstige groei.

Vragen om te beantwoorden:

  • Wat zijn de eenmalige implementatiekosten?
  • Wat zijn de jaarlijkse kosten voor licenties en support?
  • Hoe veranderen de kosten als je organisatie groeit (meer gebruikers, donateurs of vrijwilligers)?
  • Zijn er extra kosten voor updates, uitbreidingen of trainingen?


⚖️ Implementatie en ondersteuning: wat kun je verwachten?

Een CRM dat goed werkt begint met een vlekkeloze implementatie en betrouwbare ondersteuning.

Neem contact op met referenties en vraag hoe ze de implementatie en support hebben ervaren.

Vragen om te beantwoorden:

  • Hoe verloopt het implementatietraject? Hoeveel tijd en inspanning vraagt dit van jouw team?
  • Biedt de leverancier trainingen aan je team aan?
  • Hoe verloopt de ondersteuning na de implementatie? Zijn er duidelijke responstijden?
  • Zijn er succesverhalen van andere non-profits die door deze leverancier zijn begeleid?


⚖️ Flexibiliteit en groeimogelijkheden: kan het systeem met je meegroeien?

Je CRM moet niet alleen nu, maar ook in de toekomst waarde toevoegen. Een flexibel systeem voorkomt dat je binnen enkele jaren opnieuw moet zoeken.

Vraag leveranciers naar hun roadmap voor toekomstige updates en verbeteringen.

Vragen om te beantwoorden:

  • Kunnen workflows en functionaliteiten worden aangepast zonder maatwerk?
  • Hoe vaak worden er updates uitgerold, en zijn deze inbegrepen in de kosten?
  • Hoe goed ondersteunt het systeem nieuwe integraties met andere tools of technologieën?


⚖️ Cultuur en betrouwbaarheid van de leverancier: past de leverancier bij jouw organisatie?

Een goede match met de leverancier is net zo belangrijk als het systeem zelf. Je werkt mogelijk jaren met hen samen, dus betrouwbaarheid en communicatie zijn cruciaal.

Tijdens gesprekken en demo’s kun je vaak al aanvoelen hoe goed de communicatie met de leverancier verloopt.

Vragen om te beantwoorden:

  • Hoe transparant is de leverancier over kosten, functionaliteiten en beperkingen?
  • Hoe responsief en behulpzaam is hun supportteam?
  • Zijn ze bereid om gepersonaliseerde oplossingen aan te bieden als dat nodig is?


3.3 Praktische hulpmiddelen om CRM systemen objectief te vergelijken

Om objectief te blijven en de juiste keuze te maken, is het belangrijk om je evaluatie gestructureerd aan te pakken. Met praktische hulpmiddelen zoals een evaluatiematrix of een scorekaart krijg je helder inzicht in hoe de verschillende systemen op je shortlist presteren. 

Scorekaart

Een scorekaart is een vereenvoudigde versie van een evaluatiematrix die helpt om snel een beeld te krijgen van welke systemen het beste passen bij je prioriteiten.

Gebruik een scorekaart in de eerste fase van je evaluatie om je shortlist verder te verfijnen, voordat je een meer uitgebreide evaluatiematrix opstelt.

Hoe werkt een scorekaart?

Maak een lijst van je top 3 tot 5 prioriteiten, zoals:

  1. Geautomatiseerde integratie met donatiekanalen.
  2. Flexibiliteit in workflows zonder maatwerk.
  3. Uitgebreide rapportagemogelijkheden.

Geef elk systeem een score van 1 tot 5 op elk prioriteitspunt.

Het systeem met de hoogste totaalscore is het meest geschikt.


Evaluatiematrix

Een evaluatiematrix helpt je om systemen op een gestandaardiseerde manier te beoordelen. Het zorgt ervoor dat je geen belangrijke criteria over het hoofd ziet en maakt de resultaten eenvoudig te vergelijken.

Hoe stel je een evaluatiematrix op?

Gebruik een eenvoudige Excel-sheet om je matrix te maken. Dit maakt het gemakkelijk om scores aan te passen en direct inzicht te krijgen.

  1. Definieer je criteria
    Gebruik de evaluatiecriteria uit de vorige sectie, zoals functionaliteiten, prijs, implementatie, ondersteuning, en flexibiliteit.

  2. Wijs gewicht toe aan de criteria
    Niet alle criteria zijn even belangrijk. Geef een hoger gewicht aan de aspecten die cruciaal zijn voor jouw organisatie.
    Bijvoorbeeld: Functionaliteiten (40%), prijsstructuur (25%), implementatie (20%), enz.

  3. Beoordeel elk systeem
    Geef elk systeem een score voor elk criterium, bijvoorbeeld van 1 tot 10.

  4. Bereken de totaalscore
    Vermenigvuldig de scores met de gewichten en tel ze bij elkaar op.


Vraag om demo’s en testomgevingen

Een demo laat je zien hoe een systeem werkt, maar een testomgeving geeft je de kans om het zelf uit te proberen. Dit is een krachtig hulpmiddel om te ontdekken of een CRM echt gebruiksvriendelijk is en aansluit op je processen.

Vraag om een gepersonaliseerde demo waarin jouw workflows worden nagebootst.
Bijvoorbeeld: Hoe wordt een nieuwe donateur toegevoegd en hoe stroomt hun data door het systeem?

Vraag om toegang tot een testomgeving. Laat je team ermee werken en verzamel feedback.
Tip: Geef specifieke taken aan je team, zoals: “Maak een rapportage van alle donateurs die de afgelopen maand hebben gedoneerd.”


Betrek je team bij de evaluatie

Gebruik de feedback van je team als input voor je evaluatiematrix of scorekaart. Verhoog zo ook het draagvlak en zorgt ervoor dat je verschillende perspectieven meeneemt.

Hoe betrek je je team?
  • Laat teamleden uit verschillende afdelingen deelnemen aan demo’s of de testomgeving.
  • Verzamel feedback over gebruiksvriendelijkheid, functionaliteiten, en eventuele zorgen.
  • Organiseer een evaluatiesessie waarin je samen de voor- en nadelen van elk systeem bespreekt.


3.4 Checklist voor evaluatie en vergelijking

Ben je klaar om een beslissing te nemen? 

Met deze checklist controleer je of je alle belangrijke stappen hebt doorlopen om de systemen op je shortlist grondig te evalueren. 


✅ Voorbereiding

Heb je een evaluatiematrix opgesteld om systemen objectief te vergelijken?

Heb je gewichten toegekend aan je criteria, zodat prioriteiten duidelijk zijn?

Heb je een lijst van essentiële en wenselijke functionaliteiten opgesteld?


✅ Beoordeling van functionaliteiten

Heb je beoordeeld hoe elk systeem aansluit op je processen, zoals beschreven in je Nexus Map?

Heb je gecontroleerd of de rapportagemogelijkheden voldoen aan je KPI’s?

Heb je specifieke workflows getest in een demo of testomgeving?


✅ Kostenanalyse

Heb je een gedetailleerd overzicht van alle kosten, inclusief:

  • Implementatiekosten.
  • Jaarlijkse licenties en support.
  • Kosten voor updates, uitbreidingen en extra gebruikers.

Begrijp je de totale kosten over de looptijd van het contract?

Heb je mogelijke verborgen kosten besproken met de leverancier?


✅ Implementatie en ondersteuning

Heb je een implementatieplan ontvangen dat helder maakt wie waarvoor verantwoordelijk is?

Begrijp je hoe support werkt, inclusief responstijden en beschikbaarheid?

Heb je referenties gesproken over hun ervaring met de implementatie en ondersteuning?


✅ Toekomstbestendigheid

Heb je beoordeeld hoe flexibel het systeem is bij groeiende behoeften of veranderingen?

Heb je de roadmap van de leverancier doorgenomen en zijn toekomstige verbeteringen besproken?

Kunnen nieuwe integraties worden toegevoegd zonder maatwerk?


✅ Betrouwbaarheid van de leverancier

Heb je beoordeeld hoe transparant en responsief de leverancier is?

Heb je hun ervaring met vergelijkbare non-profits geëvalueerd?

Vertrouw je erop dat deze leverancier een partner kan zijn op de lange termijn?


Heb je hulp nodig om deze checklist volledig af te ronden? Onze experts staan klaar om je door het evaluatieproces te begeleiden en de beste keuze te maken.


Jouw CRM-t​raject begint hier

Gefeliciteerd! Je hebt alle stappen doorlopen om een CRM te kiezen dat écht bij jouw organisatie past. Je hebt nu de tools en kennis om een weloverwogen keuze te maken.

Heb je nog vragen, of wil je zeker weten dat je geen enkele stap over het hoofd ziet? Bij Enter Digital hebben we al tientallen non-profits geholpen met het kiezen en implementeren van een CRM. We begrijpen jouw uitdagingen en helpen je graag om je traject tot een succes te maken.

Neem vandaag contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek en ontdek hoe we je kunnen ondersteunen.

 

Rutger Meekers
Digitaal strateeg voor non-profits

Contacteer mij


Boek adviesgesprek over CRM selectie voor je non-profit