Ontdek het beproefde stappenplan van Enter Digital om met non-profits een gedragen digitale strategie te ontwikkelen.

Waarom een digitale strategie?

Stel je voor: je staat op het punt je droomhuis te bouwen. Je gaat niet zomaar een paar stenen kopen en beginnen stapelen. Nee, je zoekt eerst een architect. Iemand die je helpt je visie te realiseren met een gedetailleerd plan. Dit is precies wat een digitale strategie doet voor je non-profit organisatie. Het is de blauwdruk die ervoor zorgt dat elke digitale beslissing die je neemt, bijdraagt aan je uiteindelijke missie.

Waarom heb je een digitale strategie nodig? Zonder plan is de kans groot dat je verdwaalt in het oerwoud van technologie. Uit onze recente technologiebarometer blijkt dat de meerderheid van de non-profits geen digitale strategie heeft. Dat is zorgwekkend, want onderzoek toont aan dat meer dan 53% van CRM-implementaties faalt door een gebrek aan strategie. Dus, zoals je een architect nodig hebt om je droomhuis te bouwen, heb je een digitale strategie nodig om je organisatie succesvol de digitale toekomst in te leiden.

De gevaren van shortcuts: Waarom je niet meteen naar oplossingen moet springen

Laten we eerlijk zijn: het kan verleidelijk zijn om direct naar oplossingen te springen zonder eerst een strategie op te stellen. Maar dat is vergelijkbaar met het proberen bouwen van een huis zonder plan – een recept voor mislukking. Zoals eerder genoemd, faalt meer dan de helt van CRM-implementaties door het ontbreken van een solide strategie. Door deze stap over te slaan, loop je het risico op inefficiënties en mislukkingen die op de lange termijn veel kostbaarder zijn.

Bekijk je liever een korte video over dit onderwerp? 
Rutger Meekers praat je op enkele minuten bij:

Soorten strategieën: Van stroomlijnen tot ontwrichten

Een goede digitale strategie kent verschillende niveaus:

Stroomlijnen: Dit is de basis, waar we ons richten op het optimaliseren van operationele processen en het verbeteren van fundamentele systemen binnen je organisatie.

Versterken: Hier kijken we naar het versterken van je bestaande producten en diensten door middel van digitale middelen.

Ontwrichten: Dit is het hoogste niveau, waar we nieuwe diensten en producten introduceren die de markt kunnen veranderen.

Hoe lang duurt een digitale strategieproces?

Het ontwikkelen van een digitale strategie is geen klusje voor tussendoor. Het is een zorgvuldig proces dat doorgaans uit vijf stappen bestaat en minimaal drie maanden duurt. Hier zie je een voorbeeld van een typische aanpak tijdens onze begeleidingstrajecten rond digitale strategie. 

Hier is een overzicht van de stappen:

Stap 1:

Huidige situatie verkennen

In deze eerste stap analyseren we de huidige situatie van je organisatie. We inventariseren de noden, doelstellingen en de omgeving waarin je opereert. Het doel is om een helder beeld te krijgen van waar je nu staat en waar je naartoe wilt.

Tijdsinvestering van je team

0,5 dag v​oor het verzamelen ​van documentatie en een halve dag voor een workshop met het projectteam.

Output

• Gedetailleerde analyse van de huidige situatie.
• Lijst van uitdagingen en doelstellingen.
• Ecosystem map die alle stakeholders en invloeden in kaart brengt.

Benodigde Input

• Documenten zoals de huidige organisatiestrategie, financiële rapporten, IT-documenten, enz.
• Inbreng van belangrijke stakeholders zoals het managementteam, IT-managers, en andere relevante medewerkers.

Werkmethode

• Analyse van beschikbare documentatie.
• Workshop met het projectteam om doelstellingen en uitdagingen te bespreken.
• Gebruik van tools zoals SWOT-analyses en stakeholder mapping.

Tips en Best Practices

• Zorg ervoor dat alle benodigde documenten tijdig beschikbaar zijn.
• Betrek een breed scala aan stakeholders om een compleet beeld te krijgen.
• Gebruik visuele hulpmiddelen zoals diagrammen en kaarten om complexe informatie te verduidelijken.

Stap 2:

Processen en ICT evalueren

In deze stap voeren we een grondige audit uit van je huidige systemen en processen. We analyseren hoe medewerkers werken en waar knelpunten liggen. Het doel is om inefficiënties te identificeren en quick-wins te detecteren.

Tijdsinvestering van je team

• 30 minuten per medewerker voor het invullen van een survey.
• 1-2 uur per interview met stakeholders.

Output

• Gedetailleerde auditrapport van huidige systemen en processen.
• Lijst van quick-wins en aanbevelingen voor verbeteringen.
• Baseline voor medewerkerstevredenheid.

Benodigde Input

• Informatie over huidige systemen en processen.
• Medewerking van medewerkers voor surveys en interviews.
• Inbreng van ICT-verantwoordelijken en andere relevante stakeholders.

Werkmethode

• Uitvoeren van surveys onder alle medewerkers.
• Kwalitatieve interviews met diverse stakeholders.
• Analyse van verzamelde gegevens om inefficiënties en quick-wins te identificeren.

Tips en Best Practices

• Zorg voor duidelijke communicatie over het doel en belang van de surveys en interviews.
• Betrek medewerkers van verschillende afdelingen om een breed perspectief te krijgen.
• Gebruik software tools voor het verzamelen en analyseren van survey data.

Stap 3: 

Blauwdruk van de organisatie maken

In deze stap creëren we samen een Nexus Map, die de processen, systemen en datastromen binnen je organisatie visualiseert. Deze blauwdruk helpt ons om een volledig overzicht te krijgen van hoe informatie door je organisatie stroomt en waar verbeteringen mogelijk zijn.

Tijdsinvestering van je team

• Een halve dag workshop met het projectteam.

Output

• Nexus Map die de processen, systemen en datastromen van je organisatie visualiseert.

Benodigde Input

• Resultaten van de proces- en ICT-audit.
• Inbreng van het projectteam en relevante stakeholders.

Werkmethode

• Workshop met het projectteam om de Nexus Map op te stellen.
• Gebruik van visualisatietools om processen en datastromen in kaart te brengen.
• Validatie en aanvulling van de Nexus Map tijdens de workshop.

Tips en Best Practices

• Zorg voor een duidelijke agenda en doelen voor de workshop.
• Betrek medewerkers die een goed overzicht hebben van de processen en systemen.
• Gebruik visuele hulpmiddelen om de informatie overzichtelijk en begrijpelijk te maken.

Stap 4: 

Workshop voor verandermanagement

In deze fase organiseren we een GAP-workshop waarin we brainstormen over de toekomstige stappen en de benodigde veranderingen. Deze workshop helpt om weerstand en angst voor verandering te overwinnen door medewerkers actief te betrekken bij het proces.

Tijdsinvestering van je team

• Een halve dag workshop met het projectteam.

Output

• Overzicht van wat er nodig is om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen.
• Input voor de digitale strategie en verandermanagementplan.

Benodigde Input

• Resultaten van de Nexus Map en eerdere stappen.
• Inbreng van het projectteam en relevante stakeholders.

Werkmethode

• Workshop met het projectteam om de GAP-analyse uit te voeren.
• Brainstormsessies en interactieve oefeningen om noodzakelijke veranderingen te identificeren.
• Gebruik van change management technieken om medewerkers te betrekken en te motiveren.

Tips en Best Practices

• Creëer een open en veilige omgeving voor discussie.
• Stimuleer actieve deelname en betrokkenheid van alle deelnemers.
• Documenteer de uitkomsten duidelijk en zorg voor follow-up acties.

Stap 5: 

Digitale strategie opstellen

Op basis van de output uit de vorige stappen stellen we de definitieve digitale strategie op. Dit omvat een gedetailleerd plan van aanpak, een tijdslijn en een roadmap die aangeeft welke initiatieven wanneer worden uitgevoerd.

Tijdsinvestering van je team

• 2 uur online meeting om de strategie te bespreken met het projectteam.

Output

• Strategisch document met de digitale strategie.
• Roadmap met initiatieven, tijdslijnen en prioriteiten.

Benodigde Input

• Alle verzamelde gegevens en inzichten uit de eerdere stappen.
• Feedback en goedkeuring van het projectteam.

Werkmethode

• Analyse van alle verzamelde data en inzichten.
• Opstellen van het strategisch document en de roadmap.
• Online meeting om de strategie te presenteren en feedback te verzamelen.

Tips en Best Practices

• Zorg voor een gedetailleerde en duidelijke presentatie van de strategie.
• Betrek het projectteam bij de finale goedkeuring en implementatieplanning.
• Houd rekening met eventuele aanpassingen op basis van feedback.

Concluderend

Het ontwikkelen van een digitale strategie is cruciaal voor de toekomst van je non-profit organisatie. 

Door het doorlopen van de vijf stappen – van het verkennen van de huidige situatie tot het opstellen van een gedetailleerde strategie – creëer je een stevig fundament waarop je kunt bouwen. Deze strategie helpt je niet alleen om inefficiënties te elimineren en processen te optimaliseren, maar ook om je missie op een effectievere manier te realiseren.

Belangrijkste punten samengevat:

1. Huidige situatie verkennen: We starten met een grondige analyse van je huidige situatie, waardoor we een helder beeld krijgen van waar je nu staat en waar je naartoe wilt.
   
   
2. Processen en ICT evalueren: Door een uitgebreide audit van je systemen en processen identificeren we quick-wins en aanbevelingen voor verbetering.
   
   
3. Blauwdruk van de organisatie maken: Samen creëren we een Nexus Map die je processen en datastromen visualiseert, zodat we weten waar verbeteringen mogelijk zijn.
   
   
4. Workshop voor verandermanagement: Met een GAP-workshop brainstormen we over noodzakelijke veranderingen en leggen we de basis voor verandermanagement.
   
   
5. Digitale strategie opstellen: Tot slot stellen we een gedetailleerd strategisch document en een roadmap op, zodat je precies weet welke stappen je wanneer moet zetten.

Door deze gestructureerde aanpak zorg je ervoor dat je organisatie klaar is voor de toekomst en dat je de impact van je missie kunt vergroten.

Hulp nodig om jouw digitaal kluwen te ontwarren?

Enter Digital begeleidt non-profits bij dit hele proces. Leer meer over onze begeleiding bij digitale strategie.