Waarom AI-beleid begint bij HR – en niet bij IT.
In dit webinar krijg je een inkijk in een praktijkcase bij vzw De Rand.
De organisatie gaf haar 85 medewerkers helderheid over wat kan en mag met AI, via een participatief traject en gedragen door het hele team.
Volg het gesprek tussen Sabrina Dal Zotto, HR-coördinator bij vzw de Rand en Frederik Vincx van Enter Digital die dit AI-traject begeleidde.
Een verhaal van verkennen, vertragen én versnellen.
Sabrina Dal Zotto is HR-coördinator bij vzw De Rand en was de initiatiefnemer van dit AI-traject.
Frederik Vincx is digitaal strateeg en AI-expert bij Enter Digital en hij begeleidde dit traject.
Hij helpt maatschappelijke organisaties om nieuwe digitale diensten te ontwerpen, testen en implementeren.
Met zijn achtergrond in communicatie én technologie vertaalt hij abstracte AI-kansen naar concrete actie.
Belangrijkste lessen
1. AI leeft al, vaak onder de radar
Medewerkers gebruikten ChatGPT al voor hun werk, maar zonder afspraken of begeleiding.
Er was nood aan een gezamenlijk vertrekpunt: wat mag, wat kan en wat helpt ons echt vooruit?
2. AI is geen IT-project, maar een HR-verhaal
De vraag naar het traject kwam niet van de IT-afdeling, maar van HR-coördinator Sabrina Dal Zotto.
Ze zag de groeiende onzekerheid én het potentieel van AI als hefboom voor leren, werkgeluk en efficiëntie.
3. Begin met gemengde groepen, niet alleen AI-kampioenen
De verkenningsgroep bestond uit medewerkers met heel uiteenlopende profielen:
een theatertechnieker, een boekhoudster, centrumverantwoordelijken en communicatiemedewerkers.
Zo werd het traject representatief voor de hele organisatie.
4. Draagvlak ontstaat niet vanzelf, maar je kunt het bouwen
De organisatie werkte stap voor stap naar een personeelsdag toe.
Die dag was opgebouwd rond demo’s, interactieve sessies op verschillende niveaus, fishbowlgesprekken, en reflectie-oefeningen per team.
Een investering die loonde: “Er was ineens taal, openheid en nieuwsgierigheid rond AI.”
5. Richtlijnen werken alleen als ze mee ontstaan
De AI-richtlijnen werden niet top-down geformuleerd, maar kwamen voort uit de praktijk van de verkenners.
Pas nadien werden ze vergeleken met de officiële richtlijnen van Digitaal Vlaanderen – en bleken verrassend goed overeen te stemmen.
6. Niet iedereen moet AI-expert worden, maar wel AI-geletterd zijn
“Idealiter past AI zich aan aan hoe jij werkt – niet andersom,” zei Frederik Vincx, digitaal strateeg bij Enter Digital en begeleider van het traject.
“Maar je moet wel begrijpen waar die magie vandaan komt.”
7. Concrete voorbeelden helpen meer dan die vele definities
Medewerkers maakten GPT’s op maat, gebruikten AI voor kwaliteitschecks van draaiboeken of om mails te herschrijven in de tone of voice van de organisatie.
Tijdens de personeelsdag werden deze demo’s door collega’s zelf gepresenteerd.
Hoe zag dat er dan uit?
Vragen uit het publiek?
1. Hoe kan je AI veilig gebruiken in je organisatie?
Een van de meest praktische tips is verrassend eenvoudig: zet het knopje uit dat zegt “Help mee om het model beter te maken” in ChatGPT.
Die instelling – standaard ingeschakeld in gratis én betaalde accounts – zorgt ervoor dat alles wat je intypt mee wordt gebruikt om het AI-model te trainen. Door dat uit te schakelen, voorkom je dat interne informatie (zoals dossiers, verslagen of e-mails) onbedoeld in de databank van OpenAI terechtkomt.
Profiel (rechts boven) > Instellingen > Gegevensbeheer > Het model verbeteren voor iedereen → uitzetten.
Die kleine handeling maakt een groot verschil, en vermijdt nodeloze GDPR-discussies.
2. Wat is een concrete uitkomst van dit traject?
Een mooi voorbeeld komt van de boekhouder van vzw de Rand.
Hoewel ze zelf niet actief prompts schrijft in ChatGPT, leerde ze tijdens het traject beter begrijpen hoe AI ‘denkt’. Sindsdien ontwerpt ze haar documenten – zoals onkostennota’s en facturen – bewust anders: duidelijker gestructureerd, met vaste indeling en minder tekstvariatie.
Dankzij die aanpassing kunnen AI-ondersteunde tools de documenten sneller én correcter uitlezen. Zo wordt haar werk niet vervangen door AI, maar versterkt door beter samenspel met slimme technologie.
Handige links & tools
- 6 denkstappen voor AI-teksten waar je écht tevreden mee bent
- Bouw AI-expertise op maat van je non-profit
- Richtlijnen AI van Digitaal Vlaanderen, een goed startpunt voor een AI-kader binnen jouw organisatie
Zet nu de eerste stap.
Vraag een gratis consultatie
Ik luister naar wat er speelt, deel graag al tips en denk met jou mee. Is er een match? Dan krijg je een duidelijke offerte.
Geef mij een seintje op +32 472 65 68 89 of stuur een mail via onderstaand formulier.
Frederik Vincx
Digitaal strateeg voor non-profits
Bouw AI-expertise op maat van je non-profit
Strategisch, veilig en op maat: een AI-begeleidingstraject dat workflows transformeert en interne expertise versterkt