Wat zegt het over je organisatie dat je taken uitbesteedt aan AI?

Waarom AI soms vooral zichtbaar maakt waar je werking al langer kraakt.

Webinar met Ines Vanlangendonck – digitale duurzaamheidsexpert bij Enter Digital

Waarom je dit moet weten

AI is overal: Besturen vragen ernaar, medewerkers experimenteren ermee, tools duwen het in elke update naar voren.

En dus hoor je het vaak: “We moeten iets met AI.”

Maar zelden volgt daarna de belangrijkste vraag: “Waarom eigenlijk?”

In deze webinar neemt Ines je mee in een ander perspectief. Geen lijstje met handige prompts en geen demo van de nieuwste tool, maar wel een fundamentele vraag:

Wat zegt het over onze taken en processen dat we ze zo graag willen uitbesteden aan AI?

En dat gesprek is misschien wel het belangrijkste dat je vandaag kan voeren in je organisatie.

Efficiënte inefficiëntie

Een term die bleef hangen tijdens het webinar: efficiënte inefficiëntie.

AI maakt veel dingen sneller, maar sneller is niet hetzelfde als beter.

Als je:

• een slecht proces automatiseert

• een overbodige rapportering versnelt

• een inefficiënte meeting laat samenvatten

• versnipperde data door AI laat analyseren

… dan blijft het onderliggende probleem bestaan, het wordt alleen minder zichtbaar. 

AI kan chaos doorzoekbaar maken, maar het blijft chaos.

De context die we liever vergeten

Voor we naar toepassingen kijken, plaatst Ines AI in een bredere context.

Niet om te moraliseren, maar om het volledige plaatje te zien.

AI heeft namelijk, net zoals alle digitalisering, een impact op:

• Energieverbruik en CO₂-uitstoot

• Grondstoffen en hardwareproductie

• Overconsumptie (veel digitale businessmodellen draaien daarop)

• Misinformatie en desinformatie

• Schending van auteursrechten

• De digitale kloof

Wist je dat in België ongeveer 40% van de mensen moeite heeft met basis digitale taken AI verlaagt die drempel niet automatisch, integendeel: het kan ze vergroten.

Dat betekent niet dat je AI niet mag gebruiken, wel dat je bewuster moet kiezen.

AI-FOMO is geen toeval

Een ander opvallend punt uit het webinar: de enorme financiële druk achter generatieve AI: De grote spelers draaien vandaag geen winst. Er zijn miljardeninvesteringen die ooit moeten worden terugverdiend.

Dat verklaart waarom de boodschap zo luid klinkt:

“Je moet dit gebruiken.”

Dat is geen complottheorie. Dat is marktdynamiek.

Dus als jij voelt dat je organisatie “achterloopt”, stel dan eerst deze vraag:

Lopen we achter op hype? 
Of lopen we achter op onze eigen processen?

Waar het in organisaties écht misloopt

Tijdens het webinar ging Ines langs een aantal herkenbare pijnpunten.

1. Meetings

AI-notulisten zijn populair, maar wat is het echte probleem?

• Geen voorbereiding

• Geen duidelijke doelstelling

• Geen beslissingen

• Geen taakverdeling

• Onveiligheid om te spreken

Een notetaker lost dat niet op.

Sterker nog: als iedereen achteraf lange AI-verslagen moet lezen, creëer je nieuwe inefficiëntie.

Concrete tip uit het webinar:

Laat de AI-notulist pas de laatste 10 minuten binnenkomen. Gebruik die tijd om samen beslissingen en acties scherp te formuleren.

2. Eilandjes in organisaties

Veel teams werken naast elkaar in plaats van met elkaar. AI kan dan helpen plannen, maar alleen als er al gedeelde planning bestaat. Zonder zicht op elkaars werk blijft AI oppervlakkig optimaliseren.

3. Geen beschreven processen

Dit is misschien wel de belangrijkste want veel organisaties hebben:

• Geen duidelijke procesbeschrijving

• Of 7 medewerkers die hetzelfde werk op 7 manieren doen

• Of documentatie die nooit wordt onderhouden

En dan hoor je: “Kunnen we dit automatiseren met AI?”

Maar AI-agents zonder processen? Dat is chaos op steroïden.

Een eenvoudige test die Ines vaak gebruikt:

Hoe lang duurt het voor een nieuwe medewerker zelfstandig kan werken? Hoe langer dat duurt, hoe groter de kans dat processen impliciet zijn in plaats van expliciet. Beschrijf de processen dan eerst voor je eigen mensen, en pas daarna voor AI.

4. Tool-overload en datachaos

Veel organisaties hebben: te veel tools, versnipperde informatie en documentbibliotheken die lijken op een hoarders-huis...

AI bovenop dat fundament zetten is riskant. Ja, AI kan data aggregeren. Ja, AI kan inzichten genereren. Maar niet als de onderliggende data rommelig en onbetrouwbaar is.

De ongemakkelijke vraag

Tijdens het webinar kwam ook een persoonlijke reflectie naar boven.

Als je taken uitbesteedt aan AI…

• Welke dingen blijven er dan over?

• Wat doe jij dan nog zelf?

• Wat maakt je werk nog betekenisvol?

Misschien is AI niet alleen een efficiëntievraag, maar ook een identiteitsvraag?
Zorg er vooral voor dat je niet gewoon een redacteur wordt van wat AI uitspuwt.

Wat doen efficiënte organisaties anders?

Organisaties die écht wendbaar en efficiënt werken, hebben meestal drie dingen gemeen:

1. Gestroomlijnde processen

2. Tools die informatie uitwisselen

3. Functieoverschrijdend samenwerken

Het gaat dan niet om nog meer tools, of overal AI integreren, maar wel over goeie fundamenten zowel op vlak van processen als data en teams die écht samenwerken.

Hoe start je dan wél?

Op het einde van het webinar bracht Ines het terug naar iets heel concreets: Een AI-beleid hoeft geen dik document te zijn.

Begin met vier vragen:

1. Willen we AI gebruiken? Waarom (of waarom niet)?

2. Welke soorten AI willen we inzetten?

3. Aan welke normen moet die AI voldoen (privacy, duurzaamheid, ethiek)?

4. Waarvoor gaan we AI concreet gebruiken – en welke afspraken maken we daarover?

En vooral:

Waar lekken vandaag onbewust gegevens richting AI?

Dat gesprek alleen al is enorm waardevol.

En als je dan toch alternatieven voor ChatGPT wil onderzoeken, bekijk dan eens deze Europese opties:

• Lumo (Proton Foundation, CH)

• Le Chat (Mistral, FR)

• GreenPT (NL)

• Euria (Infomaniac, CH)
  
  

Een concrete actie voor deze week

Wil je hier niet alleen over nadenken, maar echt iets doen?

Plan een sessie van 60 minuten met je team en doe dit:

Stap 1

Kies één taak waar AI vandaag al voor wordt gebruikt (bijvoorbeeld notuleren, mails schrijven, rapporten samenvatten).

Stap 2

Stel samen drie vragen:

• Waarom doen we deze taak eigenlijk?

• Wat is het onderliggende proces?

• Als we dit niet zouden automatiseren, wat zouden we dan verbeteren?

Stap 3

Beslis bewust: Automatiseren? Vereenvoudigen? Herdenken? Of stoppen?

Dat gesprek alleen al kan meer impact hebben dan eender welke nieuwe tool.

Zit je hier zelf mee?

Misschien herken je dit:

• Je bestuur wil “iets met AI”.

• Je team experimenteert zonder afspraken.

• Je voelt dat het fundament nog niet stevig genoeg is.

• Of je weet gewoon niet waar te beginnen.

Plan gerust een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We denken graag met je mee over de uitdagingen binnen jouw werking.