Wat doe je als je CRM-provider failliet gaat? Voorkom chaos met deze stappen.

Stel je voor: midden in een belangrijke campagne krijg je te horen dat je CRM-provider mogelijk failliet gaat. Geen toegang meer tot je donateursgegevens, je communicatie stopt, en je campagne valt stil. Dit scenario jaagt iedereen schrik aan, maar het kan zomaar gebeuren.

Onlangs klopten verschillende grote non-profits bij ons aan met precies dit probleem.

Als morgen de stekker uit hun CRM systeem gaat, ligt alles stil.

Hoe voorkom je zo’n rampscenario? En als het toch gebeurt, wat doe je dan?

Gelukkig komt dit niet vaak voor. Ik heb het nog maar drie keer meegemaakt in mijn carrière. Als het gebeurt, kan de impact wel enorm zijn. Daarom delen we in deze blogpost het advies dat we aan onze klanten hebben gegeven, zodat jij voorbereid bent op het onverwachte.

Een back-up plan: jouw redder in nood

Een back-up plan is een must. Stel je voor dat je van de ene op de andere dag geen toegang meer hebt tot je CRM-systeem. Dit kun je voorkomen met een goed doordacht back-up plan. Hier zijn de stappen die je kunt nemen:

Identificeer en prioriteer processen: Wat zijn de processen die essentieel zijn om de organisatie draaiende te houden? Deze processen moeten als eerste worden hersteld.
Stel prioriteiten: Het lijkt misschien alsof alles belangrijk is, maar dat is niet zo. Maak een lijst en rangschik de processen op volgorde van belangrijkheid. Dit helpt je om gefocust te blijven in een crisissituatie.
Maak regelmatige back-ups en sla deze op meerdere locaties op: Zorg ervoor dat je regelmatig back-ups maakt van je CRM-data. Bewaar deze zowel online als offline, zodat je altijd toegang hebt tot je gegevens, zelfs als het systeem van je provider wegvalt.
Vraag back-ups op bij je provider: Zorg dat je regelmatig een kopie van je database opvraagt. Dit kan lastig zijn, omdat providers soms terughoudend zijn met het delen van data. Toch is het essentieel om erop aan te dringen dat je deze back-ups in handen krijgt.

Zie je back-up plan als een verzekering: je hoopt het nooit nodig te hebben, maar als het zover komt, ben je blij dat het er is.

Crisismanagement: wat te doen als het misgaat?

Als je CRM-provider failliet gaat, is het cruciaal om kalm te blijven en snel te handelen. Hoe je reageert, kan het verschil maken tussen chaos en controle:

Zet je noodplan in werking: Zorg dat je zo snel mogelijk toegang hebt tot je data en zet je noodplan in werking. Dit is het moment waarop alle voorbereidingen hun waarde bewijzen.
Neem contact op met je provider: Eis een kopie van je database op en schakel externe hulp in om een tijdelijke oplossing te vinden. Dit geeft je de tijd om een duurzame oplossing te implementeren zonder dat je organisatie stilvalt.

Een goed voorbereid noodplan kan je organisatie redden in een crisissituatie. Het opstellen van zo’n plan kost tijd en geld, maar het is een noodzakelijke investering om je organisatie te beschermen.

Zo voorkom je problemen met je CRM-provider

Voorkomen is beter dan genezen. Daarom is het belangrijk om je CRM-provider zorgvuldig te kiezen en alert te blijven op signalen die problemen kunnen voorspellen.

Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen:

Vraag referenties op: Vertrouw niet alleen op de referenties die je provider zelf aandraagt. Zoek ook contact met andere organisaties die het systeem gebruiken maar niet op die lijst staan. Zo krijg je een eerlijker beeld van de prestaties van de provider.
Onderzoek jaarverslagen en groeicijfers: Financiële gezondheid is een belangrijke graadmeter. Bekijk de jaarverslagen, analyseer groeicijfers en onderzoek de reputatie van de provider. Als een provider financiële problemen heeft of stagneert in zijn ontwikkeling, is dat een duidelijk waarschuwingssignaal.
Monitor signalen: Bij Enter Digital letten we op specifieke signalen zoals personeelsverloop en stilstaande productontwikkeling. Als het aantal ontwikkelaars bij een provider drastisch afneemt of als productupdates steeds langer duren, kan dit wijzen op onderliggende problemen.

Door deze voorzorgsmaatregelen te nemen, kun je een weloverwogen beslissing maken bij de keuze van een CRM-provider en de kans op onverwachte problemen minimaliseren.

Het belang van contractuele bescherming

Een goed contract is je reddingsboei als het misgaat. Een escrow-overeenkomst kan daarbij essentieel zijn. Maar wat houdt dat precies in?

Escrow betekent dat de broncode van je software wordt bewaard door een derde partij. Gaat je CRM-provider failliet, dan krijg jij toegang tot die broncode. Maar let op: alleen de broncode is niet genoeg. Je hebt ook documentatie en tools nodig om de software snel weer werkend te krijgen. Zorg ervoor dat je escrow-overeenkomst deze bevat en test dit regelmatig. Zo voorkom je dat je op een cruciaal moment met lege handen staat.

Conclusie

Een falende CRM-provider kan je organisatie lamleggen. Voorkom dit door je provider zorgvuldig te kiezen, een sterk contract op te stellen, en een robuust back-up plan in te richten. Zorg dat je altijd toegang hebt tot je data en blijf alert op signalen van problemen. Met deze maatregelen bescherm je je organisatie tegen onverwachte situaties.

Zit je in een vergelijkbare situatie? Neem gerust contact met ons op.

We denken graag met je mee en helpen je de juiste stappen te zetten.