Herken je dit?
Gevoelige data
Een hulpverlener plakt cliëntinformatie in de eigen ChatGPT om snel een verslag te maken.
Versnipperde tools
Drie teams gebruiken elk een andere AI-tool, niemand weet precies welke.
Geen spelregels
Iemand vraagt “mag dit eigenlijk wel?”, en niemand heeft daar een antwoord op.
Dat is niet erg, en je bent niet de enige. AI sluipt overal binnen. Maar zonder gedeelde afspraken neemt iedereen zijn eigen beslissing, en loopt je organisatie onnodige risico’s die niemand overziet.
De oplossing?
Jullie hebben een AI-beleidskader nodig
Dat je als organisatie spelregels nodig hebt, weet je. Maar je komt er maar niet aan toe: wie betrek je erbij, wat moet er precies in, en hoe zorg je dat het niet in de la verdwijnt?
Precies dat lossen wij op. Na één dag heb je een bruikbare eerste versie van je AI-beleidskader, toegepast op jullie specifieke situatie, zodat je veilig verder kunt experimenteren.
Zo komen we tot je kader
Vooronderzoek en voorbereiding
Je stuurt ons de documenten die je al hebt. Wij brengen in kaart wat ontbreekt en geven je gericht 'huiswerk' voor de zomer, inclusief een korte interne bevraging. Zo gaan we de workshop in op echte data, niet op aannames.
Workshop bij jou (halve dag)
Drie tot acht mensen aan tafel: iemand met beslissingsbevoegdheid, iemand die gevoeligheden kent, en mensen die AI in de praktijk gebruiken. We lopen de thema’s door en hakken samen de knopen door.
Uitwerking en rollout
Wij gieten het resultaat in een afgewerkt, deelbaar document. Omdat jij het kader mee hebt opgebouwd, kun je het ook uitleggen en verdedigen naar je ploeg. We geven aanbevelingen mee voor de interne communicatie.
Wat we samen doorlopen: 6 thema's
We werken met een vast framework van thema’s, gebaseerd op Europese en Vlaamse referentiekaders. Elk thema lichten we kort toe zodat iedereen dezelfde taal spreekt en het geen holle woorden blijven.
Op die manier zorgen we dat de belangrijkste aspecten van een beleidskader behandeld worden.
1. Databescherming
Welke informatie mag in welke tool, en wat absoluut niet.
2. Toolgovernance
Welke soort toepassingen krijgen groen licht, en hoe beslis je dat.
3. Menselijke controle
Wie controleert de output, en wie is eindverantwoordelijk.
4. Transparantie
Hoe ga je als organisatie om met wat je communiceert: naar cliënten, collega’s, bestuur.
5. Ethische keuzes
Welke standpunten neemt jouw organisatie in, en waarom. (denk aan: arbeidsomstandigheden, auteursrechten, energieverbruik)
6. Experimenteren en escaleren
Hoe meld je een experiment, en hoe houd je als organisatie overzicht?
Het resultaat?
Wat ontvang je na de workshop?
- Per thema staan de beslissingen die jullie konden nemen: op basis van wat er al lag en wat we samen in de workshop hebben uitgewerkt.
- Wat nog niet beslist is, staat er ook expliciet in: als een geprioriteerde lijst van openstaande punten met aanbevolen volgende stappen, zodat je na de workshop precies weet waar je nog aan toe bent.
Elke sector heeft eigen knopen te hakken
Wij werken uitsluitend voor missiegedreven organisaties en wat we vaak zien terugkomen is dat het lastig is voor organisaties om algemene frameworks toe te passen op hun eigen werking: soms is iets helemaal niet van toepassing, of vraag je je af wat betekent dit nu concreet voor ons?
Culturele organisaties
Gebruik je de krachtigste algemene AI-modellen, of een model dat rekening houdt met auteursrechten? Dat is een waardekeuze. Wij helpen je ze benoemen.
Welzijn, zorg en sociaal werk
Cliëntdata hoort sowieso niet in een publieke chatbot. Maar wat dan? Hoe gebruik je AI voor verslaggeving zonder data te lekken?
Organisaties met vrijwilligers
Je beleid geldt ook voor mensen buiten je IT-infrastructuur. Hoe maak je de spelregels werkbaar voor hen?
Volledig onafhankelijk.
Met Enter Digital verkopen we geen software, krijgen geen commissies, hebben geen partnerstatus bij leveranciers en bouwen niets. Onze afspraken sturen je niet naar een bepaalde tool, ze vertrekken van jou. Wij zijn de digitale architect, geen aannemer.
We kennen de sector
Een greep uit onze tevreden klanten
Workshops in het najaar
Nog dit jaar een AI-beleidskader?
We kunnen deze zomer nog een paar organisaties aannemen. Doe je voorbereidende werk in de zomer, dan heb je dit jaar nog je AI-kader.
Na je aanvraag plannen we een intake van 30 minuten om te toetsen of dit past.
Voor alle duidelijkheid: wat is dit traject niet?
- Geen juridisch advies. Dit korte traject is geen juridische beoordeling of certificering.
- Geen AI-strategie. Dit legt de spelregels vast. Verder bouwen aan innovatie, use cases selecteren en je ploeg geletterd maken: dat is een apart traject.
- Geen implementatie. We zetten de principes scherp. Het kader daarna in je werking verankeren, doe je zelf.
Veelgestelde vragen
Moet AI al gebruikt worden bij ons?
Het werkt het best als er al iets gebeurt, ook al is het informeel. Dan zijn de afspraken meteen concreet.
Wie moet er aan tafel zitten?
Liefst drie tot acht mensen: iemand met beslissingsbevoegdheid, iemand die bijvoorbeeld GDPR kent, en mensen die AI in de praktijk gebruiken. Hoe diverser en breder, hoe sterker het kader.
Hoeveel voorbereiding kost dit ons?
Je bestaande documenten samenbrengen, een korte interne bevraging uitsturen en de juiste mensen vrijmaken.
Is dit juridisch advies of een AI Act-certificering?
Nee. We houden dit kader high-level en werkbaar, dus geen gedetailleerd juridisch advies of audit.
Wat kost het precies?
Vanaf €2.000 (excl. btw) voor het standaardtraject. Dat dekt de voorbereiding, de workshopdag en de uitwerking. Bij een grotere scope stemmen we dit af in de intake. Je kent de exacte prijs voor we beginnen.
Wat als we niet alles afronden op de workshop?
Dat is normaal. Sommige thema’s werken we volledig uit, andere zijn een aanzet. We zijn er duidelijk en eerlijk over, zodat je weet wat je na de workshop nog te doen hebt.
Wat gebeurt er na de workshop?
Je krijgt het afgewerkte kader en aanbevelingen voor hoe je het intern communiceert. Als je daarna nog bijkomende begeleiding nodig hebt, dan kunnen we vanuit de opgedane kennis snel schakelen.