Vanaf 1 januari 2024 moeten non-profits rijksregisternummers verzamelen voor alle giften. Klinkt uitdagend? Geen zorgen, met de juiste aanpak is het een fluitje van een cent. Hier geef ik je de beste strategieën.
Bekijk je het liever in video? Check onze webinar waar ik alles haarfijn uitleg.
Wat je moet weten over de nieuwe wetgeving
Sinds 1 januari 2024 is het zover: non-profits moeten voor alle donaties rijksregisternummers verzamelen. Deze regel verhoogt de transparantie en maakt belastingaftrekken voor donateurs makkelijker. Dat betekent: elke gift vergezeld van een rijksregisternummer. Het maakt de belastingaangifte een stuk soepeler.
Maar geen stress! Er is een tijdelijke overgangsregeling. Voor aangiften in 2025 kun je nog fiscale attesten zonder rijksregisternummer gebruiken. Dit geeft organisaties de tijd om systemen aan te passen en de overgang soepeler te maken.
Gebruik deze periode om je processen op orde te krijgen. Want na de overgangsperiode moet je strikt voldoen aan de nieuwe regels. Doe je dat niet, dan riskeer je boetes en kan je geen fiscale attesten meer uitgeven. Dat zou je fondsenwervingsactiviteiten flink kunnen schaden.
Naleving check: slechts twee van de zeven non-profits zijn voorbereid
We deden een steekproef onder zeven grote NGO’s om te zien hoe zij omgaan met de nieuwe wettelijke eis om rijksregisternummers te verzamelen.
De resultaten? Slechts twee organisaties, Rode Kruis Vlaanderen en Plan International, hebben hun online donatieformulieren al aangepast. Dit is zorgwekkend gezien de naderende deadlines en de mogelijke gevolgen van niet-naleving.
Het toont aan dat de sector meer steun en voorlichting nodig heeft over deze veranderingen. Non-profits moeten snel handelen om hun processen bij te werken; anders riskeren ze financiële en reputatieschade. Actie en aanpassingsvermogen zijn cruciaal. Deze steekproef laat zien dat er voor veel organisaties nog werk aan de winkel is.
Van uitstel komt afstel: Caritas Vlaanderen wacht op duidelijkheid
Estelle De Ceulener van Caritas Vlaanderen zegt: "We wachten met grote aanpassingen totdat er meer duidelijkheid komt vanuit de overheid. Ondertussen versterken we onze communicatie om de nieuwe en bestaande donateurs goed te informeren over deze verandering."
In een recente webinar zie je het volledige interview met Estelle en praten we je door alle tips om vlot rijksregisternummers te verzamelen.
Communiceer duidelijk: een must voor nieuwe donateurwerving
Begin met het aanpassen van je communicatie. Vertel waarom het rijksregisternummer nodig is en hoe het wordt gebruikt. Dit helpt vertrouwen op te bouwen. Update alle relevante formulieren en marketingmaterialen om deze boodschap over te brengen. Overweeg meertalige ondersteuning om alle gemeenschappen effectief te bereiken.
Hoe bestaande donateurs te benaderen
Engageer bestaande donateurs via verschillende kanalen. Personaliseer je e-mailcampagnes, stuur direct mail met duidelijke instructies en QR-codes, en zorg voor een telefoonlijn voor directe communicatie. Leg uit waarom updates in hun gegevens belangrijk zijn en respecteer altijd hun privacy en keuzes.
Validatie van rijksregisternummers bij invoer
Gebruik automatische validatietools die rijksregisternummers controleren op juistheid tijdens het invoeren. Dit verlaagt de kans op fouten en zorgt voor correcte gegevens die cruciaal zijn voor fiscale doeleinden. Kijk naar software die deze functie biedt.
Gegevensbeveiliging en compliance
Gebruik CRM-systemen en technologische tools die speciaal ontworpen zijn om gevoelige gegevens veilig te beheren. Deze tools moeten naadloos integreren met je bestaande systemen en voldoen aan de hoogste normen van gegevensbeveiliging en privacy.
GDPR en meer: juridische overwegingen
Denk aan GDPR en andere wetgeving die de verzameling van persoonsgegevens reguleert. Bied een checklist aan voor compliance en tips voor het trainen van je team in de beste praktijken voor gegevensbeheer en -beveiliging.
Navigeren door het verzamelen van rijksregisternummers kan lastig zijn. Met de juiste tools en strategieën kan jouw organisatie deze veranderingen effectief beheren. Hulp nodig bij het aanpassen van je digitale strategieën? Neem contact op met Enter Digital voor deskundige ondersteuning.