Waarom je goed wil nadenken voor je ‘koop’ klikt
Met de juiste software in huis, kan je taken automatiseren en gegevens centraliseren, waardoor je minder tijd en moeite steekt in informatie verzamelen en verwerken. Gevolg: je medewerkers krijgen meer tijd voor hun kerntaken. Dat is goed voor de sfeer op de werkvloer, maar ook voor de productiviteit. Want de juiste tools helpen je processen te stroomlijnen en workflows te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan projectmanagement tools zoals Clickup of Odoo die de samenwerking tussen teamleden verbeteren en de voortgang van taken bijhouden. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren en wanneer, waardoor er efficiënter gewerkt kan worden. En nee, we hebben het niet over Excel of post-its. Anno 2023 kan het een heel pak slimmer.
Als je het goed aanpakt, zijn tools ook een aanwinst voor je donateurs, leden en vrijwilligers. Je steekt er bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijke donatiemodule voor de website mee in elkaar, via Koalect of iRaiser, waardoor het voor hen makkelijker wordt om een bijdrage te leveren. Of je zet een ledenportaal op waar leden zelf hun gegevens kunnen beheren en toegang hebben tot exclusieve content via Ledenbeheer.be of Twizzit — we zeggen maar wat. Met zo’n ingrepen vergroot je de betrokkenheid van je leden en versterk je het gevoel dat ze echt deel uitmaken van de organisatie.
De juiste software kiezen heeft dus alleen maar voordelen. En wat als je de verkeerde keuzes maakt? Dan verlies je tijd, mogelijks donateurs, en haal je je misschien een slechte reputatie op de hals. Plus: switchen naar tools die niet blijken te doen wat je van hen verwacht, kan best een dure grap worden.
Je huiswerk doen voor je je portefeuille opent, dat is de boodschap
Je wil de juiste keuze maken, en daar hoort een weloverwogen strategie bij. Zo pak je het selectieproces aan.
- Het eerste en misschien wel belangrijkste onderdeel van het selectieproces: de specifieke behoeften en doelen van je organisatie in kaart brengen. Wat zijn de knelpunten waar de huidige tools niet aan voldoen? Wat wil je bereiken met nieuwe software? Door deze vragen te beantwoorden, weet je welke functies en features je nodig hebt.
- Betrek je collega’s in het selectieproces. Denk aan medewerkers, de IT-afdeling en het management: zij hebben allemaal verschillende perspectieven en behoeften die belangrijk zijn voor de besluitvorming. Alleen door samen te werken en de input van verschillende partijen te verzamelen, kan je een weloverwogen keuze maken.
- Ga te rade bij andere non-profits. Welke tools gebruiken zij? En zijn ze er blij mee? Bij Enter Digital bevragen we jaarlijks de sector en hebben een uitgebreide database van tools, leveranciers en ervaringen. Zo kunnen we valkuilen vermijden en leren van de ervaringen van anderen.
- Hou rekening met de toekomst. Hoe schaalbaar zijn de tools die je koos? Kunnen ze meegroeien met de organisatie? Kijk niet alleen naar wat je vandaag nodig hebt, maar ook naar de toekomstige groei en ontwikkeling van de organisatie.
Criteria voor het selecteren van digitale tools
Dus. Je deed je huiswerk en hebt nu een shortlist van mogelijke tools voor je neus liggen, voorzien van features die matchen met de plannen van je non-profit. Een kleine checklist die je helpt om je wishlist aan te scherpen en uiteindelijk één winnaar te kiezen.
- Gebruiksvriendelijkheid: Klinkt als een no-brainer, maar het is essentieel dat de tools gemakkelijk te gebruiken zijn voor alle medewerkers, donateurs, leden en vrijwilligers. Wat je wil is een intuïtieve interface met eenvoudige navigatie, zodat alle collega’s de tools kunnen gebruiken zonder uren training of technische kennis.
- Integratiemogelijkheden: Liefst van al sluiten je nieuwe digitale tools naadloos aan op systemen en software die je organisatie al gebruikt. Heb je bijvoorbeeld al een CRM-systeem, dan moet je nieuwe tools en software integreren met dat systeem, anders krijg je dubbel werk.
- Beveiliging: Als non-profit werk je vaak met gevoelige gegevens, zoals persoonlijke gegevens van donateurs en leden. Je wil dus tools die voldoen aan hoge beveiligingsstandaarden en bescherming bieden tegen datalekken en cyberaanvallen. Zorg ervoor dat de tools gebruik maken van encryptie, sterke wachtwoordbeveiliging en regelmatige software-updates.
- Ondersteuning: Dat kan een helpdesk zijn, een resem handige handleidingen, trainingen of een actieve gebruikerscommunity. Liefst van al is het al die dingen. Maar onthoud: goede ondersteuning helpt je om problemen snel te tacklen en meer uit je tools te halen.
Daarnaast wil je ook een lijst met criteria opstellen die specifiek zijn voor jouw organisatie. Denk aan specifieke functies en mogelijkheden die je nodig hebt, genre rapporten genereren, terugkerende taken automatiseren of de tools helemaal customisen.
Test, test, hallo?
Ok, je bent er geraakt. Je hebt gekozen. Implementeren maar? Of toch misschien grondig testen, eerst. Daarvoor is het handig om een pilotgroep van medewerkers, donateurs, leden en vrijwilligers aan te stellen die de tools daadwerkelijk gaan gebruiken. Laat hen de software uitproberen en verzamel hun feedback en ervaringen. Daar haal je sowieso waardevolle inzichten uit: bugs, bottlenecks, verbeterpunten, tekortkomingen.
De meeste problemen en weerstand ben je voor door een gestructureerd implementatieproces uit te tekenen. Maak een tijdlijn, bepaal wie verantwoordelijk is voor wat, communiceer het plan van aanpak naar iedereen die met je tool aan de slag moet en maak dat iedereen weet waar ze issues kunnen rapporteren. Zorg voor voldoende training en ondersteuning — het zal voor iedereen aanpassen zijn.
Laatste stap: regelmatig de voortgang van de implementatie evalueren. Zijn de tools echt effectief? Zijn er nieuwe behoeften of doelen ontstaan die nog niet worden vervuld? Door regelmatig te evalueren en bij te sturen waar nodig, haal je het maximum uit je nieuwe tools én ga je in rechte lijn richting je doel. De moeite waard, right?
Als je graag beslagen aan je zoektocht begint, bekijk dan onze webinar over hoe je de juiste tools selecteert voor je non-profit. Of geef ons een seintje voor begeleiding op maat van jouw plannen.