IT uitbesteden? Niks dan voordelen
Door sommige (of alle) IT-taken aan experts over te laten, scoor je op verschillende vlakken.
- Je team kan zich concentreren op waar het goed in is, zonder afgeleid te zijn door technische problemen of (saaie) onderhoudstaken.
- Je werkt met experts, die de dingen sneller en beter doen — vaak ook goedkoper.
- Jij hoeft niet bezig te zijn met personeel aannemen en trainen.
- Werk je met experts, dan krijg je ook toegang tot hun expertise en kennis van de laatste nieuwe snufjes.
Tips voor het uitbesteden van IT-taken
Ok, maar hoe selecteer je nu de juiste leverancier en zorg je ervoor dat iedereen op het eind van de rit tevreden is? Een paar tips om je op weg te helpen:
- Identificeer welke taken je kan uitbesteden. En zet je prioriteiten op een rij: welke taken zijn het meest geschikt om uit te besteden? Denk aan servers of firewalls beheren, software onderhouden of technische ondersteuning. Door een duidelijk beeld te hebben van welke taken je kan uitbesteden, kan je gerichter zoeken naar gespecialiseerde dienstverleners.
- Zoek leveranciers met ervaring in non-profit. Zij begrijpen de specifieke behoeften en uitdagingen van de sector en kunnen daarop inspelen. Vraag naar referenties voor je een beslissing neemt.
- Maak duidelijke afspraken en spreek je verwachtingen uit. Zet de taken, verantwoordelijkheden, deadlines en kosten op papier. Zorg ervoor dat de verwachtingen helder zijn en dat beide partijen op dezelfde golflengte zitten, dat scheelt in misverstanden.
- Zorg voor een goede communicatie en samenwerking met je leverancier. Houd regelmatig contact, deel relevante informatie en geef duidelijke feedback. Dat helpt om de samenwerking soepel te laten verlopen en eventuele problemen meteen aan te pakken.
Een paar best practices
Een voorbeeld van hoe je het goed doet. Een non-profit die zich richt op filantropie en goede doelen ondersteunen, had moeite om zich te concentreren op haar kerntaken, met dank aan de vele IT-taken die in de weg kwamen lopen. Ze hadden beperkte expertise en middelen om hun IT-infrastructuur te onderhouden en te beveiligen. Resultaat: vertragingen en inefficiëntie over heel de lijn.
Om daar wat aan te doen, besloot de ngo om het beheer van hun firewalls uit te besteden, net als het onderhoud en de ondersteuning van hun IT. Plots hadden ze geen zorgen meer over technische problemen of beveiligingskwesties, wel meer focus en minder kosten. Ze profiteerden ook nog eens van de expertise en ervaring van de externe dienstverlener, waardoor ze hun beveiliging verbeterden en efficiënter konden werken.
Een andere organisatie die kunst en cultuur in de samenleving promoot, wilde nieuwe digitale platforms en tools ontwikkelen om hun doelgroep beter te bereiken. Wat ze ontbraken waren diepe zakken en de interne capaciteit om het project in goede banen te leiden. Ze gingen dus op zoek naar iemand die ervaring had met ngo’s en hun specifieke behoeften en uitdagingen begreep. Dankzij die inzichten bereiken ze nu beter hun doelgroep, met software die iedereen vlot kan bedienen. Dat ze geen personeel moesten aannemen, scheelde bovendien in het budget.
Of het nu gaat om firewalls onderhouden of software ontwikkelen, IT-taken uitbesteden kan leiden tot verbeterde focus, kostenbesparing en technologische innovatie. Dat klinkt als iets om te overwegen.
Mogelijke bezwaren en hoe je die countert
Uitbesteden heeft zijn pro’s, maar misschien komen je collega’s ook met cons. Drie mogelijke bezwaren en hoe je ermee omgaat:
- “Straks zijn we onze controle en flexibiliteit kwijt.” Je collega’s zijn misschien bezorgd dat ze geen directe controle hebben over de uitvoering van taken en dat ze afhankelijk worden van externe dienstverleners. Daar zet je tegenover dat goede afspraken en duidelijke communicatielijnen met je leverancier veel oplossen. Zorg ervoor dat je regelmatig contact hebt en op de hoogte blijft van de voortgang. Kies ook voor een dienstverlener die transparant is en openstaat voor samenwerking.
- “Dat gaat geld kosten en ons budget is beperkt.” Zijn je collega’s bang dat de factuur hoger zal uitvallen dan verwacht en dat dit ten koste gaat van andere belangrijke activiteiten? Dit soort bezwaren ben je voor met een grondige kostenanalyse die duidelijk maakt waar je kan besparen. Zorg ook voor dat je een duidelijk beeld hebt van de kosten. Daarnaast is het mogelijk om te onderhandelen over de prijs en te kijken naar flexibele betalingsmogelijkheden.
- “Maar ik doe dat al jaren zo.” Verandering is lastig en stuit soms op weerstand van medewerkers. Communiceer daarom altijd open en eerlijk met je medewerkers. Leg uit waarom IT-taken uitbesteden de organisatie ten goede komt. Bied hen ook ondersteuning en training aan om sneller mee te zijn met de nieuwe manier van werken. Hun betrokkenheid en input is goud waard.
Je weet nu wat de voordelen van uitbesteden zijn, van verbeterde focus en kostenbesparing tot toegang tot expertise en technologische innovatie. Laat je dus niet van de wijs brengen door het ge-ja maar: als leidinggevende is het jouw taak om de mogelijkheden van IT uitbesteden te onderzoeken. Alles om jouw non-profitorganisatie kan helpen groeien en bloeien, right?
Klaar om een externe partner in te schakelen voor je IT? Misschien kan Enter Digital helpen. Neem dan contact op met Rutger.