Als consultant in digitale strategie werkte ik voor heel veel verschillende organisaties. Philea, Davidsfonds, 11.11.11, Oxfam… Daaruit heb ik onthouden dat er vaak — en veel — ruimte is voor verbetering in de manier waarop ze werken. In de meeste gevallen snoeide ik in hun processen, tot ze maar de helft of een kwart van de tijd nodig hadden voor hetzelfde werk. Want efficiënt zijn is alles. Hoewel de meeste organisaties dat beseffen, is het voor hen vaak een horde om hun werkwijze te stroomlijnen en te optimaliseren.
Daar zijn veel redenen voor. Soms is het te wijten aan het gebrek aan standaardisatie in die werkprocessen. De ene doet het op een manier, zijn collega op een andere. Andere keren hapert de communicatie tussen afdelingen of teams. En nog andere keren ligt het aan een gebrek aan technologie om de werkprocessen te ondersteunen. Hoe dan ook, niets dat je niet kan oplossen.
Waarom je gestroomlijnde, efficiënte processen wil
Efficiënte processen zijn belangrijk voor een aantal redenen.
- Je bespaart tijd en geld door onnodige stappen en handelingen te elimineren. Gevolg: een snellere doorlooptijd, minder fouten en een lagere overhead. Iedereen gelukkig.
- De kwaliteit van het werk gaat erop vooruit, doordat taken op een consistente en nauwkeurige manier worden uitgevoerd. Zo krijg je minder klachten, en dus tevreden klanten.
- Je klanttevredenheid gaat omhoog, want klanten krijgen sneller en makkelijker de hulp die ze nodig hebben. Dat kan dan weer leiden tot loyalere klanten en meer omzet.
- En ook de medewerkerstevredenheid stijgt. Omdat medewerkers hun tijd effectief gebruiken, zijn ze minder gestresseerd, productiever en gelukkiger.
5 stappen om je processen te verbeteren
De processen in je non-profit verbeteren kan een enorme klus lijken. Maar geloof me: het is verre van onmogelijk. Een paar stappen die je helpen om jouw organisatie efficiënter te maken:
- Identificeer knelpunten. Begin bij de processen die mank lopen. Denk aan een langdradig goedkeuringsproces of een gebrek aan communicatie tussen afdelingen. Door die knelpunten te identificeren, kan je er gericht aan werken.
- Betrek medewerkers. Zij hebben vaak waardevolle inzichten en kunnen met suggesties voor verbeteringen. Organiseer brainstormsessies of vraag om feedback via een online platform. Door medewerkers actief te betrekken, vergroot je de kans op succesvolle veranderingen.
- Gebruik technologie. Denk bijvoorbeeld aan het implementeren van een projectmanagementtool, een CRM-systeem of een online samenwerkingsplatform. Met zo’n tools kan je de communicatie en samenwerking tussen teams verbeteren en processen stroomlijnen.
- Test en meet. Zodra je veranderingen hebt doorgevoerd, is het belangrijk om de impact ervan te meten. Stel dus meetbare doelen en houd bij hoe je tweaks resultaat opleveren. Zo weet je waar je moet sleutelen aan de formule.
- Blijf continu verbeteren. Beter worden, dat is een proces op zichzelf. Blijf dus feedback verzamelen, knelpunten identificeren en veranderingen doorvoeren. Want het kan altijd nog beter.
Bonus tip: een consultant in huis halen kan zo zijn voordelen hebben. Zo’n consultant heeft een externe kijk op je organisatie en kan dus objectief advies geven. Je kan ook leunen op hun ervaringen in procesverbetering bij andere organisaties, dus grote kans dat het met hun advies sneller en efficiënter loopt. Plus: met een blik van buitenaf compenseer je voor je eigen blind spots.
3 voorbeelden van ngo’s die straffe resultaten boekten
Een paar voorbeelden van collega-ngo’s? Ik pluk er een paar uit mijn jaren als consultant. Dit succesverhaal komt van een organisatie die zich inzet voor het beschermen van bedreigde diersoorten. Door hun processen te stroomlijnen en te automatiseren, konden ze de tijd die nodig was voor donaties verwerken en bedankbriefjes versturen een heel stuk inkorten. Daardoor konden ze dan weer sneller reageren op donaties en hun donateurs beter betrekken bij hun werk. Dit leidde niet alleen tot een hogere tevredenheid bij donateurs, het aantal recurrente donaties ging mee omhoog.
Een ander succesverhaal komt van een organisatie die educatieve programma's opzet voor kansarme jongeren. Door hun processen te verbeteren, snoeiden ze flink in de tijd die nodig was om hun programma's in te plannen en te organiseren. Resultaat: ze bereikten meer jongeren en hun impact vergrootte. Bovendien leidde hun efficiëntere aanpak tot een hogere medewerkerstevredenheid en een betere samenwerking tussen teams.
Een laatste case is die van een ngo die moeite had om hun financiën te plannen. Ze gebruikten een spreadsheet voor financiële forecasting, maar die was verre van optimaal. Je kon er moeilijk verschillende scenario's tegelijk mee berekenen en analyseren. Zij herwerkten hun spreadsheet, voegden formules en automatiseringen toe en bouwden een dashboard. Zo konden ze hun financiën beter beheren en plannen, en hadden ze een duidelijk overzicht van hun inkomsten en uitgaven. De tijd die ze nodig hadden om de forecast op te maken, kelderde met 75%.
Deze voorbeelden laten zien dat processen optimaliseren een grote impact heeft op organisaties. Het leidt tot kostenbesparingen, een betere dienstverlening aan donateurs, leden en vrijwilligers, en uiteindelijk een grotere impact op de missie van de organisatie. De moeite waard, nee? Aan jou om met deze tips aan de slag te gaan en je organisatie een niveautje hoger te tillen.
Toch graag een helpende hand? Ik zet nu al mijn ervaring in bij Enter Digital, waar ik ngo’s op weg zet naar digitale oplossingen. Neem gerust contact op — en vraag naar Rutger.