Herken je je in één of meerdere van bovenstaande symptomen? Neem dan je interne processen eens onder de loep. Want strakke processen in combinatie met de juiste tools: die geven je operationele workflow een boost. En zorgen dat je een stuk eenvoudiger en efficiënter kan werken.
Het belang van efficiënt intern samenwerken
Je kent vast het gevoel van jongleren met vele ballen tegelijk - van fondsenwerving tot projectmanagement, vrijwilligerswerk tot strategische planning. Maar als je even pauzeert, midden in de lucht, met al die ballen zwevend, dan realiseer je je dat de werkelijke kracht van je organisatie schuilt in de mensen die de ballen gooien, vangen en weer opgooien - jouw team.
Interne samenwerking is geen modewoord. Het is de lijm die je organisatie bij elkaar houdt en een cruciaal ingrediënt voor efficiëntie en effectiviteit. Maar waarom is het zo belangrijk?
Wanneer teams binnen je organisatie naadloos samenwerken, ontstaat er een synergie die de productiviteit verhoogt en de doeltreffendheid van je projecten verbetert. Samen, als een geoliede machine, kan je team veel meer bereiken dan elke persoon ooit alleen zouden kunnen.
Hoe je efficiënter intern kunt samenwerken
Er zijn een aantal noodzakelijke ingrediënten die bijdragen aan efficiëntere samenwerking.
Het is belangrijk dat je je team bouwt rond gedeelde waarden en doelen, en ervoor zorgt dat iedereen begrijpt hoe hun rol bijdraagt aan het succes van het team en de organisatie. Als teamleden dit begrijpen, motiveert het hen om meer / beter bij te dragen aan het team.
Als het gaat om interne samenwerking is de onderlinge communicatie de ruggengraat van je team. Net zoals het zenuwstelsel van een lichaam signalen doorstuurt om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Zorg voor duidelijke communicatiekanalen, en maak duidelijk welke informatie waar moet worden gedeeld. Welk kanaal is verplicht te volgen? Welk kanaal is optioneel? Respecteer de privé omgeving van je teamleden en kies de kanalen met zorg.
Email is bijvoorbeeld niet geschikt voor snelle, korte berichten – daar heb je chat voor. Email is ook ongeschikt om belangrijke afspraken te borgen, want nieuwe teamleden hebben daar dan geen toegang toe – een intranet werkt beter.
Taakdelegatie is ook belangrijk. Je wilt bijvoorbeeld niet dat je teamleden taken op zich nemen die niet bij hun rol passen.
En tot slot: een sterke organisatiecultuur bepaalt hoe je team functioneert en samenwerkt. Het bevordert een gevoel van saamhorigheid en ownership dat cruciaal is voor effectieve samenwerking.
Case study: de impact van Enter Digital
Een van onze klanten, een philantropische organisatie van 35 medewerkers, worstelde met interne samenwerking. Ze hadden een gepassioneerd team, maar de communicatie was chaotisch, taken werden niet effectief gedeeld en de algehele productiviteit leed eronder. Sommige teamleden raakten zelfs in een burn-out hierdoor.
Wij hebben eerst een inventarisatie gemaakt van hun huidige situatie om de pijnpunten te detecteren. Dit hebben we gedaan zowel op technologisch gebied als door in gesprek te gaan met elk teamlid. En oprecht en diepgaand naar hen te luisteren.
Daaruit bleek dat er veel te veel kanalen werden gebruikt voor interne communicatie:
- 3 intranet omgevingen
- 2 digitale bibliotheken
- 5 omgevingen om bestanden te bewaren
- 3 chat / berichten systemen
Naast de veelheid aan systemen, was het ook onduidelijk welke informatie waar thuis hoorde.
We hebben vervolgens een duidelijk plan van aanpak gemaakt, spelregels opgemaakt zodat alles duidelijk was voor iedereen en de tools gereduceerd tot het minimum. Het team kan nu beter communiceren, taken effectiever delegeren en hun algehele efficiëntie verbeteren.
Dit is slechts één voorbeeld van hoe Enter Digital de interne samenwerking binnen een non-profitorganisatie kan verbeteren. Er zijn nog veel meer verhalen zoals deze, wachtend om verteld te worden. Maar in plaats van ze allemaal te vertellen, waarom niet zelf een deel van het verhaal worden? Welke uitdagingen heeft jouw organisatie? Hoe kan Enter Digital jou helpen om een nieuw hoofdstuk te schrijven in jouw non-profit?