Database die voor je werkt

Wij krijgen vaak de vraag van purpose driven non-profits: welk digitaal systeem past bij onze werking en maakt ons werk écht een stuk eenvoudiger? Heel wat organisaties werken vandaag met een database of CRM waar ze niet goed genoeg mee kunnen werken. En dus niet ten volle gebruiken. Voor hun ledenwerving, fondsenwerving of om al hun data bij te houden en optimaal te gebruiken.

Herken je als non-profit ook één of meer van deze frustraties?

• De juiste tools, programma’s of database om jullie werk te doen? Die zijn er niet.
• Je hebt nog geen CRM-systeem, het werkt niet goed of is verouderd.
• Eindeloos exporteren en importeren: jouw systemen praten niet met elkaar. 
• Je werkt niet efficiënt genoeg. Dat moet anders en beter, vind je.
• Fondsenwerving, ledenadministratie, vrijwilligerswerking: je loopt ergens vast.
• Je hebt massa’s data, maar weten niet wat jij ermee kunt of mag doen.
• Er kan één iemand werken met jouw database. Is die er niet, dan gebeurt er niets.

Dan is het een goed idee om nú na te denken over je CRM. 

Hoe kies je de juiste CRM-software: 5 stappen

Te veel opties, te veel vragen. Toch? 

stap 1

Beslis wat je organisatie echt nodig heeft

Definieer je specifieke behoeften. Klinkt simpel, maar het is cruciaal. Denk na over de taken die jouw organisatie elke dag uitvoert: factureren, projectmanagement, donateurbeheer, communicatie… Pas als je de lijst maakt, weet je wat je nodig hebt, en wat je software moet kunnen.

Praat erover met je medewerkers van je verschillende diensten en begrijp goed wat ze nodig hebben. Welke tools en functies kunnen hun helpen efficiënter en effectiever te werken. Het grotere plaatje zien, helpt om software te kiezen die voor álle collega’s werkt.

stap 2

Schuim de markt af

Je wishlist met features, die heb je nu op papier. Tijd om je onder te dompelen in de wereld van non-profit software. Spoiler: het aanbod is groot. Er zijn platformen speciaal voor fondsenwerving, voor vrijwilligersbeheer, voor administratie, en alles-in-één oplossingen die meerdere functies combineren.

Veel opties dus, maar een one-size-fits-all oplossing zal je niet vinden. Elke organisatie heeft haar eigen behoeften en vereisten. Daarom moet je je huiswerk grondig doen en verschillende softwareoplossingen vergelijken. Ga online op zoek, lees recensies en fora over de beschikbare opties.

Nog een tip: pols bij collega's welke software zij gebruiken en wat zij ervan vinden. Zo krijg je waardevolle inzichten en verfijn je je keuze op basis van echte gebruikerservaringen.

stap 3

Demo time: test hoe gebruiksvriendelijk de software is

Als je software kiest, moet je niet alleen naar de functies te kijken, maar ook naar de gebruiksvriendelijkheid. Want wat heb je aan super-de-luxe functies als niemand binnen je organisatie ze kan gebruiken?

Software moet intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn, ook voor wie geen technische achtergrond heeft. Een ingewikkelde gebruikersinterface en een steile leercurve, dat leidt alleen maar tot frustratie bij je medewerkers.

De oplossing: demo’s en gratis proefperiodes. Maak er gebruik van om je kandidaat-interface te verkennen, functies uit te testen en te beoordelen hoe intuïtief de software is. Je kan ook altijd vragen om een live demo. Dat geeft je een goed beeld van de mogelijkheden — en helpt je beslissen of het pakket dat je voor ogen hebt, past bij de behoeften van jouw organisatie.

Laatste punt: check of er technische ondersteuning is. Zo ja, is dat via e-mail? Telefoon? Live chat? Wat je wil is een betrouwbaar ondersteuningsteam dat klaarstaat om je vragen te beantwoorden en problemen op te lossen.

stap 4

Maak de prijs-kwaliteitbalans op

Als non-profitorganisatie werk je vaak met beperkte budgetten. Begrijpelijk dus dat de kosten een belangrijke rol spelen — al is goedkoper niet altijd beter. Soms is het de moeite waard om iets meer te investeren in software die beter aansluit bij jouw behoeften en die een grotere waarde biedt op de lange termijn. Ga je goedkoper, dan moet je rekening houden met beperkte functionaliteiten, minder on-point ondersteuning en functies die minder vaak worden bijgewerkt.

Prijs-kwaliteit, dat is wat je wil. En dus werp je én functionaliteiten in de schaal, én gebruiksvriendelijkheid, én betrouwbaarheid, én klantenservice. Ook altijd de moeite om te informeren naar eventuele kortingen die softwareleveranciers specifiek voor non-profitorganisaties aanbieden. 

Onthoud dat de juiste software een investering is die kan bijdragen aan de groei en efficiëntie van je organisatie. Kijk dus verder dan alleen de initiële kosten en evalueer welke waarde de software kan toevoegen op de lange termijn.

stap 5

Nog meer testen

Ok, je hebt je huiswerk gedaan en zit nu naar een lijstje toppers te kijken. En nu? Testen. Je had al even rondgekeken via een gratis account of een demo, maar nu ga je verder. 

Je kijkt niet alleen naar de basisfunctionaliteiten, maar probeert verschillende scenario's en workflows uit die relevant zijn voor jouw organisatie. Test de software met echte gegevens en bekijk hoe die reageert op uiteenlopende situaties. Vraag je collega’s om hetzelfde te doen en verzamel hun feedback. Vraag naar hun ervaringen, uitdagingen en eventuele problemen die ze zijn tegengekomen tijdens het testen. 

En nu je toch bezig bent: neem contact op met de klantenservice. Stel vragen, leg je zorgen voor en beoordeel de kwaliteit en responsiviteit van hun ondersteuningsteam. 

Iets op maat? Laat je niet te snel verleiden

De juiste CRM-software kiezen is een belangrijke stap voor de groei en efficiëntie van je non-profit. Een zorgvuldige testfase kan je helpen om de beste beslissing te nemen. Als je goed weet welke systemen er bestaan, zal je minder makkelijk verleidt worden om een systeem op maat te laten ontwikkelen. Want dat is duur. En zéker niet altijd de beste oplossingen.

Mail of bel ons gerust, we zetten je op weg, helpen je kiezen én implementeren.