BPMN geeft je grip op je processen
Er moet in een non-profit niet veel gebeuren of je geraakt opgeslorpt door day-to-day brandjes blussen. Maar soms loont het om even te wachten met voedselpakketten uitdelen of de volgende crisisrespons te plannen, en tijd uit te trekken om je organisatieprocessen in kaart te brengen. De kracht van de BPMN-methodiek zit hem in de eenvoud. Je gebruikt gemakkelijk te begrijpen diagrammen om workflows te modelleren, zodat je een visueel totaalbeeld krijgt van de interacties, taken, gebeurtenissen, sequenties en processen van je organisatie.
Het is een beetje zoals het licht aansteken in een donkere kamer: plotseling zie je waar alles is, kun je het grotere plaatje zien, en kun je beter plannen hoe je van punt A naar punt B kunt geraakt. Maar BPMN gaat verder dan je de huidige stand van zaken tonen. Het is ook een instrument om verbeteringen te identificeren en te plannen, om "wat als" scenario's te testen en om aantrekkelijkere en efficiëntere manieren van werken te ontwerpen.
Hoe het Rode Kruis en Oxfam met BPMN werken (en scoren)
Soms is de beste manier om iets te begrijpen om het in actie te zien. Daarom: een paar voorbeelden van non-profits die met BPMN knappe resultaten bereikten, te beginnen bij het Rode Kruis. Zij gebruikten BPMN om hun noodhulpdiensten efficiënter te coördineren. Door hun processen te modelleren, konden ze de gaten in hun hulpverlening opsporen en verbeteringen aanbrengen. Geen impro meer, maar een strak geregisseerd plan.
Oxfam gebruikte dan weer BPMN om hun inkoopprocessen te stroomlijnen. Door hun workflows te verbeteren, verminderen ze de bestedingstijd met 15%. Dat is alsof je plots ontdekt dat je een uur extra in je dag hebt. Wie wil dat niet?
Een ander voorbeeld is Voedselbanken Europa. Hun operationeel directeur benadrukte hoe BPMN hielp om hun voedseldistributie te stroomlijnen, waardoor ze hun dagelijkse output met maar liefst 20% konden verhogen.
Ook Artsen zonder Grenzen en UNICEF hebben de voordelen van BPMN ingezien. Door hun medische hulpverlenings- en interne communicatieprocessen te modelleren, konden ze sneller hulp bieden en de tijd besteed aan vergaderingen met 30% verminderen.
Nog eentje om het af te leren: het Europese Milieuagentschap gebruikte BPMN om hun dataverzamelings- en rapportageprocessen op één lijn te krijgen. Dat resulteerde in een snellere rapportage aan de EU en betere besluitvorming over milieubeleid.
Hoe kan je zelf met BPMN aan de slag?
Stap 1: in kaart brengen wat er al is
De eerste stap is je bestaande processen in kaart brengen en begrijpen. Wie doet wat? Wanneer? Hoe? Waarom? Deze '5 W’s' helpen je om je huidige workflows te begrijpen.
Stap 2: schematiseren
Vervolgens gebruik je deze informatie om een BPMN-diagram te maken. Dit is je procesarchitectuur. Het toont de volgorde van taken, gebeurtenissen en interacties — alle puzzelstukjes op hun plaats.
Tip: Camunda Modeler is een gratis tool die je kan gebruiken om BPMN-diagrammen te tekenen. Dat is ook de tool die wij gebruiken bij Enter Digital. Maak hier een gratis account aan.
Stap 3: aan de slag met je new-and-improved plan
Tenslotte komt de digitale transformatie. BPMN implementeren betekent vaak de overstap maken naar digitale tools en technologieën. Dat kan een uitdaging zijn, maar het is ook een kans om oude, inefficiënte methoden achter je te laten en te omarmen wat de toekomst te bieden heeft.
Waarom BPMN? 4 redenen waar je niet omheen kan
Oké, dus nu weet je wat BPMN is en hoe het werkt. Maar is het gewoon de zoveelste IT-afkorting, of kan dit echt een game changer zijn voor je organisatie? Vier redenen waarom wij het laatste denken.
-
Je boost je efficiëntie. Door je processen te stroomlijnen en te automatiseren, helpt BPMN om verspilling en redundancies te verminderen. Zie het als een mes dat door alle bureaucratische rommel snijdt.
-
Meer transparantie. BPMN-diagrammen geven een helder overzicht van wie wat doet en wanneer. Zo voorkom je miscommunicatie en verwarring.
- Flexibiliteit. Met BPMN kun je "what if"-scenario's testen en optimaliseren zonder de hele organisatie om te gooien.
- Verbeterde besluitvorming. Dankzij data-analyse kan BPMN waardevolle inzichten bieden om je beslissingen te sturen. Een beetje zoals een superbrein hebt dat je helpt om de beste keuzes te maken.
En de beste reden van allemaal? BPMN helpt je meer te doen met minder. In de wereld van non-profit organisaties, waar middelen vaak schaars zijn, kan dit het verschil maken tussen je werk goed doen, en het geweldig doen.
Hoe Enter Digital kan helpen
Wij kennen de ins en outs van BPMN en helpen je graag om het meeste uit deze krachtige tool te halen. Dat doen we op maat, of je nu een kleine lokale non-profit bent die probeert te groeien, of een grote internationale organisatie die haar efficiëntie wil verbeteren. We beginnen met een grondige analyse van je huidige processen — onze manier om op zoek te gaan naar verborgen schatten van inefficiëntie en verspilling.
Vervolgens helpen we je met BPMN-diagrammen ontwerpen die je processen duidelijk weergeven. Die zetten we dan om in geautomatiseerde processen. This is where the magic happens: het moment waarop theorie en praktijk samenkomen en je organisatie begint te transformeren.
En nee, we stoppen niet bij implementatie. We zorgen voor voortdurende ondersteuning en optimalisatie, zodat je bedrijfsprocessen altijd in lijn blijven met je doelen en behoeften. Laat dus maar weten wat we voor jou kunnen doen.