Een goed CRM-systeem kan het verschil maken voor jouw non-profit. Maar de weg naar succes ligt bezaaid met valkuilen.
In de afgelopen 13 jaar heb ik van dichtbij gezien hoe non-profits hun digitale uitdagingen aanpakken, zowel als country lead bij Procurios als nu als digitaal non-profit strateeg bij Enter Digital.
Ik heb tientallen CRM-implementaties begeleid en telkens weer stuitte ik op dezelfde fouten. In deze blog deel ik de vijf meest voorkomende valkuilen, zodat jij ze kunt vermijden en jouw organisatie naar een hoger niveau kunt tillen.
1. Blind kiezen voor een populair systeem
Veel non-profits kiezen voor bekende systemen zoals Salesforce of Microsoft, omdat die vaak door bedrijven worden gebruikt. Er wordt gedacht dat een groot, bekend systeem altijd de beste keuze is. Maar in werkelijkheid sluiten kleinere, lokale systemen vaak beter aan bij de specifieke behoeften van non-profits.
Voorbeeld: Systemen zoals Twizzit, Ledenbeheer.be, Peepl, Stamhofd en Procurios zijn goede oplossingen voor ledenverenigingen en non-profits. Ze passen beter bij hun behoeften. Het probleem is dat platforms zoals Socialware TechSoup vaak alleen kortingen geven op grote commerciële software, waardoor deze kleinere, gespecialiseerde oplossingen over het hoofd worden gezien.
2. Geen focus op de toekomst
Veel non-profits richten zich bij een CRM-implementatie vooral op wat er nu misgaat. Dit is een gemiste kans. Als je alleen kijkt naar de huidige problemen, neem je die mee in je nieuwe systeem. Een CRM-implementatie is juist een kans om vooruit te kijken en je organisatie klaar te maken voor groei. Bij Enter Digital focussen we op de toekomst. Dit vraagt om anders denken en het loslaten van oude werkwijzen.
Voorbeeld: We werkten met een organisatie die slechte datakwaliteit had. Hun eerste reactie was om de bestaande data op te schonen in het nieuwe systeem. Wij hielpen hen inzien dat het beter is om vanaf het begin data goed vast te leggen en een proces in te richten dat de datakwaliteit voortdurend bewaakt. Datakwaliteit verbeteren is geen eenmalige actie, maar een doorlopend proces.
3. Geen proof of concept uitvoeren
Het overslaan van een proof of concept (PoC) is riskant. Leveranciers presenteren hun software vaak op een positieve manier in demo’s. Maar een PoC laat ook de zwakke punten zien, zodat je een goede beslissing kunt nemen. Bovendien krijg je de kans om de samenwerking met de leverancier te testen voordat je volledig implementeert.
Tip: Een PoC is vaak niet duur en kan veel problemen voorkomen. Zelfs als het een paar duizend euro kost, is dat een kleine prijs in vergelijking met de problemen die je kunt vermijden.
4. Te weinig aandacht voor de menselijke factor
Als je je team niet betrekt bij de implementatie van een nieuw CRM-systeem, kan er weerstand ontstaan. Mensen voelen zich niet gehoord en kunnen tegenwerken, wat de acceptatie van het systeem vertraagt. Het is daarom belangrijk om je team vanaf het begin te betrekken en hen regelmatig op de hoogte te houden.
Tip: Betrek je team al bij de eerste stappen van het kiezen van een nieuw systeem. Laat hen zien welke voordelen het nieuwe systeem biedt en zorg ervoor dat ze enthousiast zijn om ermee te werken. Dit kan een groot verschil maken voor het succes van de implementatie.
5. Slechte integratie met andere systemen
Wij vinden dat je, vooral als kleinere organisatie, zoveel mogelijk in één systeem moet stoppen en zo min mogelijk moet spreiden over verschillende systemen. Want hoewel koppelingen tussen systemen eenvoudiger zijn dan 10 jaar geleden, blijven er risico’s zoals fouten bij het synchroniseren van data.
Voorbeeld: Een veelvoorkomend probleem is dat in systeem A naam en voornaam in twee velden staan, terwijl deze in systeem B in één veld staan. Dit lijkt een klein probleem, maar kan leiden tot grote synchronisatiefouten. Daarom is het vaak beter om integraties te beperken als dat mogelijk is.
Wat je moet onthouden
Een goed CRM-systeem kan je non-profit enorm helpen, maar alleen als je de juiste keuzes maakt. Richt je op de toekomst, kies zorgvuldig, test vooraf, betrek je team en zorg voor een goede integratie met andere systemen. Zo vermijd je veelvoorkomende fouten en maak je je organisatie klaar voor groei.
Wil je meer halen uit je CRM-systeem? Of twijfel je of je de juiste aanpak hebt? Neem contact op met Enter Digital en ontdek hoe we je kunnen helpen om het maximale uit je CRM te halen.
