CAW Groep, een grote welzijnsorganisatie met meer dan 3.000 medewerkers verspreid over 11 autonome werkingen, stond voor een ingrijpende digitale keuze. Ze wilden hun verouderde softwaresysteem vervangen door een toekomstgericht platform.
Wij begeleidden hen in dit traject: van behoefteanalyse tot strategisch kader en van stakeholdermanagement met een succesvolle Europese aanbesteding.
Aan het einde van de rit kreeg CAW Groep de beste oplossing aan de beste prijs op basis van een helder en gedragen proces.
Klant CAW Groep | Sector Welzijn | Grootte 11 afdelingen - 3000+ medewerkers | Duurtijd 12 maanden
Onze rol Softwareselectie - Begeleiding bij aanbesteding
Hoe kies je de juiste digitale oplossing voor jouw organisatie in het doolhof van vereisten, leveranciers, procedures en stakeholders? Met deze vraag worstelde CAW Groep, een netwerkorganisatie die de 11 autonome Centra voor Algemeen Welzijnswerk in Vlaanderen en Brussel verbindt.
Wij begeleidden de organisatie als digitale architect, van draagvlak en vooronderzoek tot bestek en gunning. Dankzij een slimme aanbestedingstechniek, met proof-of-concept, grootschalige bevraging en strategische onderhandeling, bespaarde CAW Groep zeventig procent op recurrente kosten en koos het voor een toekomstgerichte oplossing voor al haar afdelingen en medewerkers.
Benieuwd hoe we dit aanpakten? Lees hieronder het volledige traject.
Zit je zelf met vragen rond digitale infrastructuur? Plan meteen een kennismakingsgesprek.
De ondersteuning van Enter Digital maakt voor ons écht verschil. Er zit iemand mee aan tafel die onze sector heeft leren begrijpen en de markt kent. Daardoor kunnen we met meer vertrouwen een nieuwe stap zetten met het cliëntvolgsysteem.
Het volledige verhaal
De uitdaging
De bestaande software voldeed niet langer aan de noden van de organisatie. CAW Groep wilde een totaaloplossing, maar wist dat het maken van de juiste keuze complex zou worden. Ze hadden als koepel geen eigen IT-dienst, maar aparte IT-diensten per afdeling. Die interne diensten hadden veel kennis van hun eigen huidige systeem, maar te weinig ervaring met het opzetten van een aanbesteding voor een centrale oplossing op grote schaal.
Belangrijke aandachtspunten:
- Complexiteit door de schaalgrootte.
- CAW Groep is de netwerkorganisatie die elf autonome CAW’s (Centrum Algemeen Welzijnswerk) over heel Vlaanderen en Brussel verbindt.
- Elk met hun eigen aanpak, bijhorende digitale systemen en IT-diensten
- Dit was het eerste gezamenlijke digitale project van de groep.
- Er was dus veel nood aan draagvlak en afstemming tussen teams, afdelingen, diensten, professionals en bestuursniveaus.
- Onzekerheid over juiste richting, specifieke aanbestedingstechniek en opbouw van bestek.
- Beperkte ervaring met het complexe proces van Europese aanbestedingen.
De aanpak
Enter Digital trad op als digitale architect en begeleider van het volledige traject.
Onze begeleiding van 12 maanden verliep in drie grote fasen:
voorbereiding, ontwerp van bestek en aanbesteding
1. De juiste richting (voorbereidende fase)
Hoe weet je wat de medewerkers écht nodig hebben op digitaal vlak?
In het vooronderzoek analyseren we de bestaande digitale kaders en doen we meeloopdagen met verschillende medewerkers van de organisatie. Op die manier kunnen zij inschatten wat de medewerkers écht nodig hebben en waar zij tegenaan lopen op basis van hun dagelijkse activiteiten.
Maar hoe doe je een behoefteanalyse bij zo’n grote organisatie?
In dit specifieke geval kozen we voor een grootschalige bevraging waar uiteindelijk meer dan 400 medewerkers aan hebben deelgenomen. We hebben al deze diepte interviews op schaal verwerkt en zo ontstond er een haarscherp beeld van de digitale noden van de organisatie. Daarnaast zorgde deze bevraging er ook voor dat medewerkers zich gehoord voelden en creëerden we zo draagvlak voor de digitale transformatie binnen de non-profit.
Hoe lang gaat dit allemaal duren?
Om frustraties zowel binnen de organisatie als extern bij leveranciers te vermijden, wordt de volledige procedure eerst door ons uitgepland. Zo weten het bestuur en het team op voorhand welke stappen worden doorlopen. En dit wekt tegelijk vertrouwen bij de leveranciers. Want door te laten zien dat je als organisatie een betrouwbare professionele partner bent die zich aan afgesproken timing houdt, minimaliseer je het risico bij leveranciers en kunnen zij scherpere prijzen hanteren.
2. Het optimale bestek (ontwerp fase)
Hoe zorg je ervoor dat je de juiste softwareleverancier kiest?
Dankzij de juiste voorbereiding kan je effectieve marktverkenning doen. Bij Enter Digital gebruiken we daarvoor onze eigen kennisdatabank. Daarin staan alle gekende leveranciers van software en diensten, specifiek voor de non-profit sector. Die worden regelmatig gescoord en ervaringen worden bijgehouden. Daardoor verliezen we geen tijd met een omslachtige Request for Information via eProcurement.
En daarvoor schrijven we dan een blanco cheque?
Integendeel, omdat we de sector van binnenuit kennen, kunnen wij al in de fase van marktverkenning eerste offertes opvragen. Op basis van die concrete informatie hebben we samen met het bestuur een realistische begroting bepaald. Door in deze fase al het effectieve budget te bepalen, voorkom je dat die moeilijke beslissing het aanbestedingsproces op een later moment vertraagt.
Hoe zorg je ervoor dat alles vervat zit in de opdracht die je uitschrijft?
Het is belangrijk dat het bestek zorgvuldig wordt opgesteld en professioneel wordt begeleid, want zodra de aanbestedingsprocedure is gestart, kan je dit niet meer aanpassen. Daarom nemen wij de lead in het schrijven van het bestek. Onze focus ligt niet op harde requirements, maar juist op functionele doelstellingen: wat moet de software uiteindelijk kunnen? Ook stellen we een scoringsmechanisme voor op maat van de organisatie. En vanwege de schaal werd in deze procedure ook gevraagd om een live proof-of-concept te tonen om zo te laten zien hoe de software effectief zou werken in een scenario op maat van CAW. Dit alles om te garanderen dat de inzendingen ook daadwerkelijk aansluiten op de behoeften van de non-profit.
Tijdens de demo toonde de verkoper hoe hun software spraak-naar-tekst ondersteunde. Maar na enkele gerichte vragen van Rutger bleek dat hij gewoon de dictafoon op zijn gsm gebruikte. Dat hadden wij nooit opgemerkt. Ik was echt blij dat hij erbij zat.
3. Professionele selectie (aanbestedingsfase)
Maar wat is de juiste aanbestedingstechniek voor ons project?
Na het uitschrijven van het bestek konden leveranciers intekenen. In dit geval werd, vanwege de grootte van het project, gekozen voor een tweestapsprocedure waarbij er eerst een selectieronde plaatsvond. De indieners werden beoordeeld op basis van objectieve criteria. Enkel de leveranciers die aan de voorwaarden voldeden, gingen door naar de volgende fase. Daarna volgde de officiële indieningsfase, waarin deze geselecteerde leveranciers hun volledige offerte indienen. Op basis daarvan werd een eerste beoordeling gemaakt.
Hoe weet ik of het voorgestelde systeem ook echt zal werken?
Vervolgens werden de overgebleven leveranciers uitgenodigd voor een presentatie van hun oplossing. Deze fase werd aangevuld met een demonstratie of proof-of-concept, waarmee CAW de beloofde functionaliteiten in de praktijk kon testen en objectief kon vergelijken. Ook hierbij was onze begeleiding onmisbaar. Wij prikten door de gladde verkooppraatjes en stelden de moeilijke technische vragen. Op die manier kon de organisatie zich concentreren op het inhoudelijke.
Hoe krijg ik de beste prijs voor het beste product?
Na deze intensieve evaluatie werd er aan de resterende kandidaten gevraagd om een Best and Final Offer (BAFO) in te dienen. Deze BAFO was hun laatste en meest volledige voorstel, waarin ook ruimte was voor optimalisaties of prijsherzieningen op basis van de feedback uit vorige rondes. Op basis van alle verzamelde informatie, scorematrix, presentaties, proof-of-concept en BAFO, werd de gunning toegekend aan de best scorende leverancier.
Het resultaat
CAW Groep kreeg de beste oplossing aan de beste prijs op basis van een helder en gedragen proces. Doorheen het traject groeide het vertrouwen zowel binnen de organisatie als bij de softwareleveranciers. Dankzij de afstemming tussen de verschillende werkingen, voelden alle medewerkers zich betrokken en ondersteund.
Belangrijke impact:
- Duurzame keuze van digitale oplossing die toekomstgericht kan meegroeien met alle 11 CAW's in Vlaanderen en Brussel
- 70% bespaard op recurrente kosten dankzij betere vergelijking en onderhandeling.
- Verhoogde interne betrokkenheid en vertrouwen in digitale transformatie, zowel binnen de organisatie als bij de professionals op het terrein.
Een aanbesteding van deze omvang doe je maar één keer om de tien jaar. Je kan niet verwachten dat je alle uitdagingen van zo’n complex traject op voorhand kan ondervangen. Daarom kiezen we voor de strategische begeleiding die van meerwaarde moet zijn voor alle medewerkers en vrijwilligers van CAW.
Waarom dit werkt?
Bij Enter Digital koppelen we inhoudelijke kennis van digitale technologie en de sector aan een empathisch begrip van de dynamiek binnen non-profits. Onze ervaring met grote non-profit- en social-profitorganisaties en Europese procedures maakt dat we het volledige proces kunnen begeleiden, van behoefte tot beslissing.
Enter Digital loodst je door het hele proces, van analyse tot implementatie.
Jij maakt de keuze. Wij zorgen dat die klopt.
Zelf ook hulp nodig bij een digitale aanbesteding?
Zet nu de eerste stap.
Vraag een gratis consultatie.
Jouw uitdagingen zijn uniek. Dat is waarom we onze aanpak afstemmen op jou. Laat ons bespreken hoe we kunnen samenwerken om jouw missie vooruit te helpen.
Geef mij een seintje op +32 498 12 10 20 of stuur een mail via onderstaand formulier.
Rutger Meekers
Digitaal strateeg voor non-profits