Chirojeugd Vlaanderen stond voor een uitdagende overstap naar een nieuw CRM-systeem, midden in een organisatie met vele teams, vrijwilligers en parallelle projecten.
Met een systeemanalist in een brugrol werd het traject helder gestructureerd: processen, technische keuzes en verwachtingen kwamen samen in één overzichtelijke aanpak. Dat maakte de implementatie behapbaar en zorgde dat knelpunten op tijd werden opgelost.
Niet alleen haalde de organisatie de strakke deadline van het nieuwe werkjaar, de samenwerking tussen teams werd ook merkbaar duidelijker en consistenter.
Klant Chirojeugd Vlaanderen | Sector Vrijetijdssector
Grootte +800 lokale groepen · mix van beroepskrachten en vrijwilligers
Onze rol Implementatiebegeleiding · Systeemanalyse · Datamigratiecoördinatie
De uitdaging: een brug slaan tussen een grote organisatie en een standaard CRM-pakket
Chirojeugd Vlaanderen ondersteunt meer dan 800 lokale groepen en is een van de grootste jeugdwerkorganisaties in het land. Ze werkten al jaren met versnipperde systemen voor ledenbeheer en CRM, waardoor data-inconsistentie en parallelle werkwijzen steeds meer druk zetten op de dagelijkse werking.
Na een digitale doorlichting werd duidelijk dat een nieuw, centraal CRM-systeem essentieel was om zowel vrijwilligers als beroepskrachten beter te ondersteunen. Enter Digital begeleidde eerst het selectietraject: de analyse van noden, de vergelijking van systemen en de keuze voor Twizzit.
Die keuze voor een standaardpakket bracht meteen een uitdaging: vaste CRM-processen combineren met een organisatie waar vele teams en vrijwilligers elk hun eigen manier van werken hadden. Dat vroeg om iemand die beide werelden kon verbinden.
Daarom werd voor de implementatiefase een systeemanalist van Enter Digital ingeschakeld.
Hij kende de context:
- hij had het volledige selectietraject begeleid;
- hij begreep de interne werking en gevoeligheden van Chiro;
- hij wist welke keuzes al gemaakt waren en waarom.
En hij kreeg een duidelijke opdracht:
- de overstap structureren;
- het traject op koers houden;
- en teams ondersteunen bij beslissingen over processen, data en techniek.
Met die aanpak kreeg het project de helderheid en het tempo dat nodig waren om resultaten te boeken.
Eindelijk hadden we iemand die het grote geheel kon vasthouden. Dat gaf rust en maakte dat we sneller en met meer vertrouwen konden beslissen.
Resultaten in het kort
Snelle beslissingen door duidelijke werkgroepen
Door per werf de juiste mensen samen te brengen, werden beslissingen sneller genomen en kwamen onderwerpen niet telkens opnieuw op tafel.
Geen maatwerk nodig dankzij vereenvoudigde processen
Complexe routines werden versimpeld waardoor het standaardpakket volstond. Het systeem kon zonder dure omwegen opgebouwd worden en bleef overzichtelijk in beheer.
Datamigratie in één keer correct ingeladen
Door duidelijke keuzes en een goed voorbereide datalevering kon de CRM-partner alles in één keer inladen. Extra controles of opkuiswerk bleken overbodig.
CRM live bij de start van het nieuwe werkjaar
Het traject bleef op koers, waardoor meer dan 800 Chirogroepen tijdig konden starten in het nieuwe systeem.
Impressie van de analyst die structuur brengt in een kluwen van informatie.
Beeld gegenereerd met Google Gemini.
Volledige verhaal
Die resultaten kwamen er niet vanzelf. Vier uitdagingen bepaalden het tempo en de richting van dit traject.
Hoe vertaal je een complexe jeugdwerking naar een standaardpakket zonder de essentie te verliezen?
Chiro werkt met honderden groepen en evenveel gewoontes en uitzonderingen. Dat maakte het onmogelijk om alle bestaande processen één-op-één in Twizzit te stoppen. De uitdaging lag in het herkennen van de kern van elk proces en het wegnemen van alles wat historische ballast was.
De systeemanalist vertrok telkens vanuit dezelfde vraag: wat is hier noodzakelijk zodat het proces werkt voor vrijwilligers én medewerkers? Door concrete scenario’s te ontleden en simplificeren, bleef alleen de essentie over. Een goed voorbeeld is het beheer van leeftijdsgroepen. Wat vroeger steunde op veel lokale varianten, werd nu herleid tot een eenvoudige berekening.
Zo bleef het pakket werkbaar zonder maatwerk, en ontstond er rust en helderheid in hoe processen zouden functioneren.
Hoe maak je van drie versnipperde datasystemen één betrouwbare bron voor een nieuw CRM?
De bestaande systemen bevatten elk een stukje waarheid, maar nooit hetzelfde stukje. Sommige datasets spraken elkaar zelfs tegen. Zonder keuzes over wat leidend was, zou de migratie stroef en foutgevoelig blijven.
De systeemanalist bracht alle bronnen samen, legde inconsistenties bloot en dwong duidelijke beslissingen af over wat behouden, opgeschoond of geschrapt moest worden. Pas toen er één samenhangend datamodel lag, werd de dataset klaargemaakt voor migratie.
Dat voorbereidende werk zorgde ervoor dat de CRM-partner de data in één keer kon inladen. Extra controles of opkuiswerk bleken overbodig.
Hoe organiseer je parallelle werven in één project zonder dat teams elkaar blokkeren?
Ledenbeheer, vormingen, facturatie, ondersteuning voor lokale groepen: verschillende domeinen moesten tegelijk vooruit. Als elk team op zijn eigen tempo keuzes maakte, zou het project vastlopen door afhankelijkheden en tegenstrijdige beslissingen.
Daarom ontwierp de systeemanalist een helder projectmodel met compacte, gemandateerde werkgroepen per domein. Een klein kernteam hield de grote lijnen in de gaten en zorgde dat beslissingen onderling klopten. Iedereen wist waar een keuze thuishoorde en wat de impact was op andere werven.
Dat gaf het project een voorspelbaar ritme en zorgde dat teams parallel vooruit konden blijven gaan zonder elkaar te hinderen.
Hoe krijg je medewerkers en vrijwilligers mee in beslissingen die hun manier van werken veranderen?
Veel medewerkers en vrijwilligers vroegen zich af wat het nieuwe CRM zou betekenen voor hun dagelijkse routines. Die onzekerheid zorgde ervoor dat bepaalde beslissingen soms opnieuw ter discussie kwamen.
De systeemanalist werkte daarom met kleine, representatieve groepen die namens hun afdeling mochten beslissen. Door keuzes helder toe te lichten, te koppelen aan de werking van Chiro en uit te leggen waarom processen veranderden, ontstond meer vertrouwen.
Beslissingen bleven overeind en het traject behield zijn tempo.
Door de uitzonderlijk sterke voorbereiding verliep de datamigratie vlot. Dit was de eerste keer dat we data aangeleverd kregen die quasi foutloos werd ingelezen.”
Wat veranderde er voor Chiro?
Eén duidelijke manier van werken, gedragen door teams en vrijwilligers.
Chiro werkt nu met één betrouwbaar CRM en één set processen. De samenwerking tussen teams loopt vlotter omdat routines eenvoudiger zijn. De organisatie heeft meer rust en voorspelbaarheid in haar werking, en medewerkers weten beter waar ze terechtkunnen voor heldere afspraken en data die klopt.
Vrijwilligers en beroepskrachten krijgen een systeem dat hen ondersteunt in plaats van tegenwerkt. Dat geeft ruimte voor wat echt telt: hun werk met groepen, jongeren en kaderploegen.
Chiro staat hierdoor sterker voor de volgende fases van hun digitale strategie.
Sta je voor een CRM-traject in jouw organisatie?
Plan een kennismaking
Vraag een gratis consultatie
Ik luister naar wat er speelt, deel graag al tips en denk met jou mee. Is er een match? Dan krijg je een duidelijke offerte.
Geef mij een seintje op +32 498 12 10 20 of stuur een mail via onderstaand formulier.
Rutger Meekers
Digitaal strateeg voor non-profits